Sviluppo

Tecnostress e diffusione della tecnologia in ufficio

La diffusione del Tecnostress è strettamente correlata alla  diffusione negli ambienti di lavoro di tecnologie informatiche e digitali.

Se, da un lato, l’introduzione di queste tecnologie ha innovato e migliorato molti aspetti del fare impresa, dall’altro lato le persone che stanno gestendo la continua introduzione di tecnologie e delle informazioni che queste tecnologie veicolano, incominciano a mostrare sintomi di stress specificamente correlati all’overload informativo e al multitasking degli apparecchi e dei compiti.

Brevemente, ricostruisco sulla base dello schema proposto da Enzo di Frenna nel suo libro Tecnostress in azienda’, una cronologia degli sviluppi tecnologici subiti dai nostri uffici negli ultimi trent’anni e delle conseguenze sui modi di lavoro che questo sviluppo ha comportato.

Nel 1987 nei nostri uffici regna ancora una calma paradisiaca. Si scrive con le macchine da scrivere manuali – quelle a martelletto tipo Olivetti Lettera 22 – o, al massimo, quelle elettriche.

Si telefona con il telefono fisso col disco per fare i numeri che ci vogliono già venti secondi. Il costo delle telefonate urbane è ancora ‘a tempo’ e meno si parla, più si risparmia. Le persone rimangono raggiungibili solo al numero di telefono di lavoro, oppure a casa.

La prima grande rivoluzione è il fax, un congegno che attaccato alla linea del telefono consente di inviare e ricevere dei testi stampati su carta termica. Risparmia un sacco di viaggi di lavoro e velocizza i tempi, viene detto. Ed è tutto vero.

Anche se con qualche piccola resistenza, il fax si diffonde rapidamente e in poco tempo i nostri cassettini di fax arrivati si riempiono di fogli di carta che bisogna sempre guardare e sistemare. Con il fax si sviluppano le prime forme di ansia legate alla consegna delle comunicazioni (sarà andato? non sarà andato? e come sarà andato?) e all’archiviazione dei dati.

In questi anni lo stress tecnologico è ancora assente e la nostra vita d’ufficio sviluppa il ‘normale’ stress derivante dai tanti impegni e dalle tante preoccupazioni per i risultati.

Nel 1992 il PC diventa lo strumento fondamentale dell’ufficio moderno. Tutta la vita dell’ufficio vive dentro al computer, o ai computer delle diverse zone di lavoro, che sperimentano qualche tipo di rete locale.

Naturalmente, ogni computer porta con sé grandi vantaggi ma anche grandi problemi, dovuti soprattutto a questioni di sistema operativo e di utilizzo delle applicazioni. Aumentano le frustrazioni ‘tecnologiche’ e nascono le prime forme di fobia o di filia per il proprio computer.

Oltre al computer, è il telefono cellulare con la funzione di SMS che conquista il centro dell’ufficio. Per la prima volta puoi permetterti di chiamare il fornitore a qualsiasi ora del giorno della notte e sentirlo rispondere ‘pronto’. E se non risponde gli invii un bel messaggino, che se lo trova quando accende. Con il telefono cellulare il tempo di lavoro subisce una brusca dilatazione nell’ambito del privato, fino a rosicchiarne interi spazi.

Continua l’utilizzo del telefono fisso come canale di comunicazione, ma ora non c’è più il disco per fare i numeri, ma sono tutti in rubrica; e continua l’utilizzo del fax, che finalmente stampa su carta normale.

Nel 1997 ogni PC singolo, o anche tutta la rete informatica interna che ogni azienda ha realizzato e sulla quale circolano già in abbondanza informazioni e situazioni di lavoro, subisce una drastica espansione accedendo a Internet.

Le incredibili sollecitazioni del www – che promette un’audience ‘globale’ – e l’eccezionale forza dell0 strumento ‘e-mail’ che sostituisce ed amplifica i punti di forza del fax danno alle imprese la potenzialità di poter fare tutto, ovunque e subito, ma lasciano alle persone che lavorano nelle imprese una sensazione di disagio e di inadeguatezza.

Con l’accesso degli uffici ad internet si moltiplicano le opportunità, ma si moltiplicano anche i problemi e le situazioni stressanti legate alla gestione di innumerevoli flussi informativi e all’utilizzo – spesso simultaneo – di tecnologie diverse.

Dal 2002 le scrivanie degli uffici vengono invase anche da un nuovo tipo di PC, detto portatile o notebook, che te lo puoi portare in giro così lavori anche quando sei al mare o in aereo. Naturalmente, bisogna poi sincronizzare i contenuti con il computer fisso dell’ufficio per evitare pericolosi doppioni.

La qualità delle reti dati migliora notevolmente, così come le tecnologie per le comunicazioni. La conseguenza è una maggior velocità di accesso con un aumento dei dati da elaborare, delle informazioni da esaminare e dei siti da visitare.

Il telefono cellulare di ognuno di noi suona sempre di più, in ogni luogo e in ogni momento, ma possiamo mettere la suoneria appropriata per ogni nome in rubrica, giusto per sapere chi chiama. Il fax inizia a perdere quote d’utilizzo, mentre l’uso del telefono fisso crolla verticalmente.

Dal 2007 le aziende scoprono gli ‘smartphone’, i telefoni intelligenti come BlackBarry e Iphone e li adottano pesantemente nelle lotro tecnologie di lavoro. Si tratta di apparecchi che realizzano il mito dell’ufficio portatile che sta tutto in una mano, anche perché l’altra è impegnata a digitare. Sono telefoni sempre indaffarati a suonare, scaricare la posta, scrivere su facebook, mandare video su YouTube e dilettarci con migliaia di applicazioni; così ci ricordiamo solo alla fine che servono – anche – per telefonare.

Nel frattempo i telefoni ‘normalmente stupidi’ hanno la radio RDS, mandano video, suonano canzoni MP3 e fanno foto bellissime e per un sacco di gente hanno già preso il posto dell’orologio da polso.

La connettività a Internet diventa quasi tutta via ADSL, quindi con una notevole velocità di trasferimento dei dati e la possibilità di tenere aperte numerose connessioni e servizi web in contemporanea, così mentre si è in attesa su qualcosa si va avanti con gli altri lavori.

Per i più nostalgici del ‘faccia a faccia’ si virtualizzano le riunioni di lavoro con i programmi di videoconferenze sulla rete, mentre il telefono diventa gratuito per tutti con i nuovi protocolli VOIP.

Tutto diventa un pod, un blog, un tweet, un tube, a seconda della moda tecnologica del momento. E tutto inferisce sempre più pesantemente con il lavoro delle imprese.

Dopo vent’anni di tecnologie in ufficio, il Tcnostress è oramai diffuso ovunque: siamo in stress perché dobbiamo gestire flussi infiniti di informazioni e perché dobbiamo utilizzare continuamente tecnologie digitali (più o meno amichevoli) per soddisfare gli impegni e alleviare le preoccupazioni del lavoro. In più c’è la fretta …

Nel 2012 tutti gli apparecchi elettronici, e non solo quelli per l’ufficio, sono costantemente connessi in rete. I dispositivi perdono le loro forme tradizionali per diventare accessori di abbigliamento o gadget, ma ampliano le loro facoltà di scambiarsi  incessantemente dati e informazioni per inviarceli come un flusso continuo che non ha ora e non ha fine. Possiamo sempre sapere tutto, comperare tutto, fare tutto, se ci resta il tempo per decidere e scegliere.

La convergenza totale dei dispositivi alla rete impone alle aziende, oltre alla esistenza reale sui mercati, una presenza o una serie di presenze ‘always on’ che moltiplicano gli impegni e gli sforzi professionali.

Un eventuale crollo della rete – in qualsiasi punto del mondo – può portare alla paralisi immediata e totale di intere aziende a migliaia di chilometri di distanza, e alla impossibilità di poter svolgere qualsiasi lavoro.

Il futuro non è bello perché lo il Tecnostress è talmente diffuso che diventa net-dipendenza aziendale economica e gestionale dalla rete. stress derivato dalla gestione di informazioni, dall’utilizzo continuo di tecnologie digitali e dall’assenza di connettività.

Questo rapidissimo sviluppo delle tecnologie nei luoghi di lavoro ha creato quattro fondamentali effetti immediati:

Il primo effetto fondamentale è l’incredibile aumento delle informazioni a disposizione delle decisioni d’impresa.

Più informazioni significa un flusso di informazioni proveniente in continuo da numerosi canali informativi. Naturalmente, gestire più informazioni significa poter avere il tempo di analizzarle e verificare il loro interesse rispetto ai nostri obiettivi.

Il problema è che molte volte questo tempo non c’è. Ci sono solo moli enormi di informazioni, che le persone recepiscono finché riescono, poi il cervello va in blocco – come succede ai computer – con un fenomeno definito ‘InformationOverload‘, un sovraccarico cognitivo che si verifica quando si ricevono troppe informazioni per riuscire a prendere una decisione o sceglierne una specifica sulla quale focalizzare l’attenzione.

Il secondo effetto fondamentale è il continuo aumento della velocità che queste tecnologie impongono ai ritmi di lavoro.

Più velocità significa un maggior numero di cose fatte e anche un maggior numero di cose da fare  velocemente. Aumentare la velocità significa anche fare analisi rapide per giungere a decisioni immediate, che non sempre danno i risultati migliori.

Il mito della velocità si basa sul concetto del lavoro ‘just in time’ che troppe volte diventa ‘andava fatto per ieri’ e spesso si scontra con l’inevitabile limite umano di fare le cose una alla volta.

Il terzo effetto fondamentale è il deciso aumento degli impegni relativi al lavoro, che coprono qualsiasi momento della giornata.

Tanti impegni, continuamente diversi, da fare contemporaneamente, frammentariamente e simultaneamente; sempre in costante aggiornamento tra meeting, email, riunioni, telefonate, sempre a loro volta spezzettati da altri meeting, email, riunioni e telefonate di altri impegni che sono tutti in corsa per prendersi un pezzettino del nostro tempo lavorativo. Tutto insieme, tutto contemporanemamente, tutto di fretta.

E terminato il tempo del lavoro, gli impegni ci inseguono sui cellulari e sui computer di casa e invadono con le loro richieste anche quello che dovrebbe essere il nostro tempo privato.

Il quarto effetto fondamentale è il continuo aumento dei dispositivi tecnologici negli ambienti di lavoro.

Più dispositivi significa più canali per trasferire le informazioni, ma anche più attenzione da dedicare a ogni nuovo canale, maggiori cose da impararare per la loro adozione e il loro uso quotidiano. Più dispositivi significa anche essere sempre ‘always on’ saltellando da una tecnologia a un’altra, e da un lavoro ad un altro, abituandosi a  svolgere più compiti simultaneamente (il cosiddetto ‘multitasking‘).

E se la prima sensazione è di una maggiore capacità di elaborazione immediata e flessibile delle informazioni, alla lunga aumenta lo stress e diminuisce il controllo della percezione cosciente, deprimendo i processi di formazione delle memoria a lungo termine.

Se vuoi capirne sugli effetti del Tecnostress leggi tutti gli articoli della categoria ‘effetti‘.