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Set 28, 2012

Lavorare in Multitasking: fare due cose contemporaneamente è come farne nessuna?

Come sappiamo, il multitasking umano (human multitasking) è l’attività di un individuo di svolgere e gestire più attività contemporaneamente, come telefonare mentre si scrive un’email, mandare un messaggio mentre si guida, eccetera.

Si tratta di una pratica estremamente diffusa presso tutti i lavoratori ‘tecnologici’ (direttamente derivata dalle modalità d’uso del computer), abituati a lavorare  allo  stesso  tempo  su  vari  fronti, elaborando  in  parallelo  varie  informazioni ed operando contemporaneamente con contenuti cognitivi differenti provenienti da differenti tecnologie.

Il vantaggio del multitasking è che consente di essere più rapidi su diversi fronti contemporaneamente, lo svantaggio principali e la minor concentrazione nell’esecuzione dei singoli compiti con una abbassamento della qualità.

Per farvi capire meglio, il lavoratore ‘multitasker’ lavora contemporaneamente su più progetti, che continua a leggere al monitor mentre risponde al telefono. Mentre parla guarda le tre email appena arrivate e poi manda un sms a sua moglie per dire che non sa se farà in tempo a fare le spese. Chiude la telefonata, scrive una riga nel progetto, una risposta in una email interrotta dall’sms di risposta di sua moglie. Sbircia velocemente due nuove email appena arrivate mentre dà un consiglio a un collega. Non riesce a finire che il capo lo chiama, si stacca dal secondo monitor ma proprio mentre sta per alzarsi suona il telefono … ed è arrivata un’altra email …

Mentre per alcuni il multitasking è un segnale di efficienza, sempre più ricerche scientifiche dimostrano che il multitasking può essere dannoso per la concentrazione e condurre ad un netto peggioramento della qualità con cui portiamo a termine i nostri compiti.

Sembra infatti che sviluppare la capacità di avere un’attenzione ampia e divisa su più fronti limiti la capacità di affinare l’attenzione di tipo selettivo. Più nello specifico, il multitasking comporta problemi di attenzione e di accuratezza nel caso i compiti facciano capo a funzioni simili, mentre, in caso contrario, svolgere più compiti nello stesso momento può rappresentare un vantaggio.

L’argomento Multitasking è decisamente interessante.
Continuiamo quindi ad approfondire la conoscenza di questo ‘fenomeno’ pubblicando alcune nuove interessanti ricerche internazionali dedicate a questo tema riportando, per pigrizia di traduzione, un breve abstract in lingua inglese.

Exploring the Impact of Multitasking In the Workplace
Susannah C. Otto Katie R. Wahl, Christophe C. Lefort Wyatt H. P. Frei – Saint Mary’s College of California
Journal of Business Studies Quarterly, 2012, Vol. 3, No. 4, pp. 154-162

This proposal takes a look at multitasking and its impact on the workplace. As workplace technology evolves, managers need to make decisions in an effort to increase productivity. The review of literature pertaining to the subject indicates that multitasking has been shown to both increase and decrease productivity. This leads to further questions on how multitasking should be implemented. In order to evaluate the impact of multitasking in the workplace, quantitative and qualitative data can allow for analysis of multitasking in terms of impact on the individual and the organization, and give management proper insight to choose the right method to increase efficiency.

Multitasking: the Uncertain Impact of Technology on Knowledge Workers and Managers
Frank Bannister and Dan Remenyi Trinity College, Dublin
Electronic Journal Information Systems Evaluation Volume 12 Issue 1 2009 (1-12)

While the productivity paradox has now been officially pronounced dead, the argument and the evidence for this assertion are both at a macroeconomic level. What has been less closely examined is the microeconomic impact of recent developments in ICT on the productivity of office and knowledge workers. There is an assumption, readily seen in many advertisements for mobile technology, that multi-tasking, WiFi connected laptops, Blackberrys, smart phones and so on are good for business and make people more effective and productive. This may be true some of the time and there is some (albeit limited) research which supports claims that these technologies increase productivity. However there are also emerging concerns that, in certain environments, these technologies may actually reduce productivity in both the short and the long term. This paper examines this problem and research to date and proposes a framework for further investigation of this phenomenon.

The Effects of Mindfulness Meditation Training on Multitasking in a High-Stress Information Environment
David M. Levy – Information School University of Washington Seattle
Jacob O. Wobbrock – Information School | DUB Group University of Washington Seattle
Alfred W. Kaszniak – Department of Psychology University of Arizona
Marilyn Ostergren – Information School University of Washington Seattle

We describe an experiment to determine the effects of meditation training on the multitasking behavior of knowledge workers. Three groups each of 12-15 human resources personnel were tested: (1) those who underwent an 8-week training course on mindfulness-based meditation, (2) those who endured a wait period, were tested, and then underwent the same 8-week training, and (3) those who had 8-weeks of training in body relaxation. We found that only those trained in meditation stayed on tasks longer and made fewer task switches, as well as reporting less negative emotion after task performance, as compared with the other two groups. In addition, both the meditation and the relaxation groups showed improved memory for the tasks they performed.

The impacts of multitasking media on children’s learning & development
Report from a research seminar by Claudia Wallis January, 2010
The Joan Ganz Cooney Center and Stanford University 2010

New technology sometimes brings change that is so swift and so sweeping, that the impact and implica- tions are hard to grasp. So it is with the rapid expansion of media use by children and adults—at work and at play, alone and in groups, for ever larger portions of their waking hours. Media multitasking—engaging in more than one media activity at a time—has rapidly become a way of life for American youth, accord- ing to a 2005 report from the Kaiser Family Foundation (Roberts, Foehr, & Rideout, 2005), and yet little is known about how this behavior affects their learning and development, their ability to attend, to plan, to think, and to relate to other people. The same may be said for adults, many of whom have taken to me-
dia multitasking to the point of “crackBerry” obsession. Aside from the recent alarming reports about the dangers of cell phone use while driving1 or the impact of web surfing on worker productivity, little is known about the larger implications of this now ubiquitous behavior.

Exploring the impact of instant messaging on subjective task complexity and user satisfaction
Han Li, Ashish Gupta – School of Business, Minnesota State University Moorhead
Xin Luo – Anderson School of Management, The University of New Mexico, Albuquerque
Merrill Warkentin – College of Business, Mississippi State University, Mississippi State, MS, U.S.A.
European Journal of Information Systems (2011) 20, 139–155

Instant messaging (IM) technologies are being rapidly deployed in the workplace. Current studies largely focus on the adoption of IM and how IM is used. Little research has been conducted to understand the potential impact of using IM in the workplace. This paper theorizes and empirically tests how the frequency of IM interruptions and the position power of message sender could interact with an individual’s polychronic orientation, that is, multitasking preference, and jointly influence employee satisfaction and subjective task complexity. The present study illustrates that polychronic knowledge workers are more satisfied with the multitasking work process deploying IM technology than monochronic ones. In addition, the effect of interruptions is dependent upon an individual’s polychronic orientation. The increase in interruption frequency only reduces the process satisfaction of monochronic individuals but not polychronic individuals. Further, the polychronic orientation of message receivers also influences how they process information. When IM messages are sent from their supervisors, monochronic individuals tend to prioritize tasks and perceive a lower level of overall task complexity. The information processing of polychronic individuals seem to be less influenced by the position power of message sender.

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Mag 21, 2012

Multitasking: ce n’è per tutti, ma non è da tutti!

In questo periodo sono in aumento gli studi e le ricerche focalizzate sul ‘multitasking‘, ovvero l’attività di svolgere più compiti contemporaneamente: parlare al telefono e navigare tra siti web, guardare la tv e twittare con il cellulare, parlare con un amico e seguire appassionatamente un partita di campionato.

Con l’avvento degli smartphone e dei tablet, il multitasking è una pratica ormai radicata nella vita delle persone, e non solo delle più giovani. E’ diventato una sorta di standard d’uso delle tecnologie, al punto che il 42% delle persone che possiede un tablet sostiene di utilizzarlo abitualmente mentre guarda la televisione.

Diversi studi hanno dimostrato come il multitasking si traduca spesso in una diminuzione della capacità di concentrarsi su un’attività e in un progressivo affaticamento cerebrale. Ma se sbagliare a scrivere un e-mail mentre si guarda la televisione è una conseguenza accettabile, esistono professioni e/o situazioni in cui l’abitudine al multitasking e l’affaticamento cerebrale che ne consegue possono risultare pericolosi.

E’ quindi interessante riportare in questo articolo alcuni risultati di recenti studi e ricerche sul ‘multitasking’ che possono aiutarci a conoscere e capire meglio questo fenomeno che – più o meno – oramai ci coivolge tutti.

Prima notizia

In una ricerca del settembre 2011 condotta da Adam Brasel e James Gips (docenti della Carroll School of Management di Boston, e pubblicata su Cyberpsychology, Behavior and Social Networking) i due studiosi hanno istallato delle speciali telecamere per registrare i movimenti dello sguardo di alcuni volontari a cui è stata concessa mezz’ora d’uso contemporaneo di televisione e computer.

Il risultato? In 27 minuti i volontari hanno spostato in media 120 volte gli occhi da uno schermo all’altro. Quando infatti si è chiesto loro quante volte erano passati dalla TV al Pc e viceversa hanno dichiarato di averlo fatto una quindicina di volte al massimo, dieci volte in meno rispetto alla realtà.

Spiega Adam Brasel:

“Quando cerchiamo di prestare attenzione a più di un mezzo tecnologico in realtà non ci riusciamo che per pochi secondi”.

La media misurata dalla ricerca è di 6 secondi se si tratta del computer, e meno di 2 se si guarda la televisione. Anche i momenti di concentrazione superiori al minuto da parte dei volontari durante la ricerca sono stati rarissimi: solo nel 2,9% per cento dei casi in cui si guardava la TV e solo nel 7,5% delle volte in cui si seguiva il computer.

Le differenze d’età sono state insignificante: anche gli over 40 avevano la stessa attenzione frammentata e alternata, distogliendo lo sguardo in media 100 volte nell’arco dei 27 minuti.

Inoltre, precisa il ricercatore:

“il nostro test prevedeva l’uso simultaneo di pc e TV ma sappiamo bene che la realtà include anche telefoni, lettori mp3, navigatori che spesso gestiamo e teniamo accesi tutti assieme, finendo per essere ancora più incapaci di focalizzarci sull’uno o sull’altro”.

Clicca qui per scaricare  il report della ricerca.

Seconda notizia

Una ricerca pubblicata dalla rivista Nature a questa pagina  – a cui ha dato ampio risalto il Wall Street Journal – ci conferma che solo il 2,5 per cento degli utilizzatori di tecnologie (detti “super-taskers”) sono in grado di fare più cose insieme. Tutti gli altri possono anche pensare di saper lavorare in “multitasking”, ma in realtà stanno solo spostando velocemente la propria attenzione da un obiettivo a un altro – rischiando in questo modo di far male entrambe le cose.

In realtà, spiega sempre il Wsj, siamo in grado di affrontare alcune “task” contemporaneamente: è il caso di attività “automatiche”, quali pulire o lavorare a maglia, che non ci impediscono di ascoltare la musica o di guardare la tv; ma anche di compiti che vengono specificamente selezionati dal nostro cervello.

Nella ricerca gli studiosi della California University di San Francisco hanno cercato di capire il funzionamento del multitasking partendo dal fragore generato da una festa per scoprire che è proprio la zona della corteccia sensoriale del cervello localizzata dietro le orecchie (la parte che riceve ed interpreta gli stimoli uditivi) ad accendersi in presenza di un solo suono o rumore, e che grazie agli occhi, aumenta la sua capacità di percezione, facendo registrare così solo il suono o il rumore più alto come fosse l’unico presente.  Questo fenomeno è conosciuto come cocktail-party effect.

Edward Cheng, direttore dell’indagine, spiega il risultato finale della ricerca:

“non si può dedicare attenzione a più cose. Il cervello censura il frastuono e ci aiuta a sopravvivere in un mondo così rumoroso. Spingere le nostre capacità oltre questa sorta di attività sensoriale ci induce a fare molti errori. Basti pensare a tipiche attività multitasking, come parlare al telefonino mentre si guida, che possono avere anche conseguenze tragiche”.

Terza notizia

Nello studio “The ‘Myth’ of Media Multitasking: Reciprocal Dynamics of Media Multitasking, Personal Needs, and Gratifications” – pubblicato poche settimane fa nel Journal of Communication – Zheng Wang e colleghi hanno dimostrato che il multitasking va a stimolare quei centri del cervello che producono gratificazione (e quindi benessere), dando spesso l’illusione al multitasker di stare compiendo un miglior lavoro.

Spiega Wang:

“C’è questo mito, per cui molta gente crede che il multitasking li renda più produttivi. In realtà a quanto pare interpretano in modo sbagliato i sentimenti positivi provocati dal multitasking. Non sono affatto più produttivi, sono solo emozionalmente più soddisfatti dal loro lavoro” e conclude “”E ‘fondamentale che esaminiamo attentamente l’influenza a lungo termine dei media multitasking sullo svolgimento di compiti cognitivi.”

Quarta notizia

Un nuovo studio dell’Università dell’Illinois è stato pubblicato online nella rivista Psychology and Aging e ha verificato se un’attività multi-tasking (ascolto di musica o conversare con un cellulare) può essere fonte di sufficiente distrazione per mettere a rischio i pedoni quando attraversano una strada.

Nello studio, 18 studenti universitari (dai 18 ai 26 anni) e 18 adulti più anziani (59 anni a 81) hanno attraversato delle strade sia privi di distrazioni, sia ascoltando musica o parlando al telefono.

I ricercatori hanno scoperto che i più giovani non hanno mostrato alcuna riduzione di capacità nel compiere la performance, ma le persone più anziane sono risultate significativamente in difficoltà e a rischio nell’atttraversare la strada utilizzando al tempo stesso il telefono cellulare.

Quinta notizia

Al MIT stanno sviluppando Brainput, un nuovo tipo di software che permette a un computer (o a un dispositivo mobile) di capire quando l’utente comincia a perdere colpi e di regolare di conseguenza la propria interfaccia.

Brainput riesce a determinare quando un carico di lavoro stia diventando eccessivo per una persona sfruttando una tecnologia di scansione cerebrale chiamata fNIRS (functional Near InfraRed Spectroscopy).

Questo sistema analizza l’attività cerebrale di un soggetto mettendo in relazione l’attività metabolica dei suoi neuroni con la quantità di ossigeno presente nei vasi sanguigni. Si tratta di una tecnica non invasiva e ha consentito ai ricercatori del MIT di testare con relativa semplicità il funzionamento di Brainput.

Nell’esperimento una persona è stata posta ai comandi di due robot virtuali dotati di software Brainput integrato. Il compito del soggetto era quello di manovrare i due robot per portarli all’uscita di un labirinto evitando che essi andassero a scontrarsi contro le pareti. Per fare ciò, il soggetto era tenuto a passare da un robot all’altro in continuazione, per controllare che procedesse nella giusta direzione e che non fosse a rischio incidente.

Nel corso del test, Brainput monitorava l’attività cerebrale dell’individuo e, quando il carico di lavoro risultava eccessivo, faceva in modo che i due robot procedessero in maniera più autonoma, completando da soli alcuni cambi di direzione. Questo cambiamento non veniva percepito dal soggetto che però riusciva a portare avanti la sessione di multitasking senza affaticarsi troppo.

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Ott 10, 2011

Costituito negli USA il gruppo di ricerca IORG: Information Overload Research Group

Con lo slogan “Reducing Information Pollution” si è costituito negli USA è e ha iniziato i suo lavori lo IORG, un nuovo gruppo  di ricerca dedicato alla problematica dell’information overload.

A IORG possono aderire tutti coloro che cercano dati, idee e soluzioni contro l’Information Overload, tra cui ricercatori, imprenditori, operatori del settore, docenti universitari, consulenti, fornitori di soluzioni e individui interessati.

Di seguito, ecco una veloce traduzione dalla presentazione di IORG:

Chi siamo:
Siamo un gruppo di ricercatori, professionisti e tecnici provenienti da mondo accademico, aziende, fornitori di soluzioni e consulenze. Siamo impegnati a ridurre il sovraccarico di informazioni, un problema che diminuisce la produttività e la qualità della vita dei lavoratori della conoscenza in tutto il mondo. Il nostro insieme eterogeneo di membri e le specifiche competenze ci consentono di accedere a idee e soluzioni all’avanguardia e di promuovere la collaborazione tra industria e mondo accademico er aiutarli a sviluppare la scienza della lotta al sovraccarico di informazioni.

La nostra missione:
IORG riunisce di ricerca, soluzioni e persone per aiutare a ridurre l’impatto del sovraccarico di informazioni.

IORG raggiunge questo scopo:
• Cercando di capire gli effetti di sovraccarico di informazioni nella società, tra cui for-profit, senza fini di lucro, e istituzioni governative.
• Facilitando le conversazioni, la collaborazione e il networking tra le persone nel mondo che soffrono di sovraccarico di informazioni, che studiano le persone che vivono questa esperienza, e che stanno sviluppando soluzioni formali e informali, per affrontare il problema.
• Educando le organizzazioni e gli individui circa i costi economici e sociali del sovraccarico di informazioni e sul costo-efficacia delle contromisure.
• Diffondendo soluzioni basate sulla ricerca, comprese le migliori pratiche e tecnologie.

Per visitare il sito di IORG clicca qui.

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Ricerca European Journal of Social Sciences: “Technostress Levels of Social Network Users Based on ICTs in Turkey”

Sull’European Journal of Social Sciences – Volume 23, Number 2 (2011) è recentemente apparso un saggio intitolato “Technostress Levels of Social Network Users Based on ICTs in Turkey” di Ahmet Naci Coklar (Department of Computer Education and Instructional Technology Ahmet Keleşoğlu Education Faculty, Selcuk University, Konya) e Yusuf Levent Sahin (Department of Computer Education and Instructional Technology Faculty of Education, Anadolu University, Eskis).

La ricerca indaga il livello di tecnostress degli utilizzatori di social network in Turchia. Di seguito, l’abstract di presentazione dello studio:

Abstract

ICTs have become a rapidly renewing and important field. The use of these technologies, which constantly renew themselves in both software and hardware, is a source of pressure for both individual and social health and wellbeing. As a health concern, the pressure caused by intensive use of technology has been coined technostress. This study analyzes the technostress levels of social network users caused by the use of information and communication technologies through several variables. Social network users were chosen based on the assumption that they use and follow information and communication technologies intensively. This research, conducted on 287 participants, used data gathered through an online questionnaire. The study concluded that social networking users have “medium technostress level”, and that the significant contributing factors in technostress were social pressure regarding the use of technology, remembering large quantities of passwords and user names, anxiety regarding data loss, and technology giving shape to professional life. In addition, it was determined that technostress levels vary based on gender, profession and age.

Per scaricare la ricerca completa clicca qui

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Giu 13, 2011

No stress @ work? Sondaggio DYMO e Secretary.it per valutare il grado di stress delle segretarie

Nel mese di maggio 2011 DYMO, leader mondiale nelle soluzioni per l’etichettatura, ha condotto un sondaggio dal titolo “No stress @ work” tra le appartenenti alla community Secretary.it che riunisce oltre 6.000 segretarie e assistenti di alta direzione in Italia.

Al sondaggio “No stress @ work?” hanno partecipato circa 500 assistenti iscritte alla community e i risultati sono stati presentati durante la sessione formativa di Roma e Milano di Secretary.it

Brevemente, dai risultati dell’indagine web – che ha l’obiettivo principale di rilevare le fonti di stress in azienda e offrire alle assistenti di direzione gli strumenti per affrontarlo al meglio – emerge che il 75% delle manager assistant italiane sono stressate e non hanno mai condiviso con il proprio capo o con l’ufficio del personale la circolare sul “rischio stress da lavoro correlato”.

I sintomi si manifestano principalmente con una alterazione dell’umore (56%),  emicrania (26%), insonnia, senso di angoscia e svogliatezza (18%).

Per il 30% circa delle intervistate, la principale fonte di stress sul lavoro è data dagli eccessivi carichi di lavoro, seguita da monotonia della propria mansione e mancanza di nuovi stimoli e demotivazione nell’assolvere il ruolo assegnato (24%).

Anche il fatto di dover svolgere un incarico multitasking (21%) e la mancanza di adeguata comunicazione con il capo e i colleghi (20%) è fonte di stress. A questo spesso si associa la mancanza di un adeguato riconoscimento economico e la difficoltà di conciliare sfera professionale e privata.

Ciò nonostante, la percezione del valore del proprio operato resta comunque molto alta, con il 50% delle intervistate che ritiene molto o moltissimo utile la mansione che svolge in ufficio per se e per l’azienda stessa e un 48% che ritiene di essere abbastanza soddisfatta della sua vita professionale, seguita da un 22% di molto soddisfatte. Formazione e incontri personali possono contribuire a prevenire e monitorare lo stress.

Se da un lato i carichi di lavoro generano stress e “Un capo stressato genera collaboratori stressati” (come si legge tra talune note scritte da alcune intervistate a margine del questionario), il 75% ritiene che poter avere a disposizione strumenti formativi e informativi su come gestire e affrontare lo stress potrebbe risolvere il problema.

In particolare, oltre il 76% desidererebbe poter avere incontri personali mirati a condividere le situazioni lavorative principio di stress, insieme a meeting, focus group e questionari per portare alla luce le problematiche all’interno dell’azienda e dei gruppi di lavoro, considerato che oltre il 65% delle intervistate non ha mai occasione di affrontare la tematica con il proprio capo o il responsabile delle risorse umane. La fonte di stress del capo: la pressione interna per il raggiungimento del fatturato.

L’indagine ha anche portato alla luce i motivi principali all’origine dello stress del capo che le assistenti di direzione si trovano a dover gestire quotidianamente. Innanzitutto, le pressioni interne all’azienda (74%), seguite dalla preoccupazione di dover raggiungere il fatturato (33%), i tagli di budget e le scadenze (22%).

A seguito di questi risultati di ricerca DYMO e Secretary.it hanno dedicato alle assistenti di direzione due workshop formativi sullo stress durante il Secretary Day di Roma e Milano, in collaborazione con ETLINE e Associati e Olimpia Ponno di Hospitality and Meeting Industry, per offrire loro gli strumenti per poter affrontare e gestire al meglio le situazioni più comuni che generano stress.

Per scaricare il report dei risultati del sondaggio clicca qui

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