Le applicazioni per la gestione delle attività quotidiane e dei progetti sono ormai entrate nella quotidianità di organizzazioni e lavoratori. Nate con l’obiettivo di migliorare la collaborazione, aumentare l’efficienza e facilitare la pianificazione del lavoro, queste piattaforme hanno indubbiamente portato numerosi vantaggi. Il loro utilizzo, tuttavia, non è privo di effetti collaterali e se mal gestite, possono infatti trasformarsi da strumenti di supporto a vere e proprie fonti di tecnostress, contribuendo ad aumentare il carico mentale, la pressione percepita e il rischio di affaticamento psicologico.
La possibilità di monitorare in tempo reale attività, scadenze, avanzamento dei progetti e performance individuali può generare la percezione di pressione continua: ogni attività assegnata, ogni notifica, ogni promemoria e la continua necessità di aggiornare l’avanzamento delle attività, possono essere percepite come ulteriori richieste alle nostre già abusate risorse attentive. A ciò si aggiunge il cosiddetto “overload informativo”: dashboard ricche di dati, numerosi progetti aperti, elenchi di attività sempre visibili e continui aggiornamenti possono sovraccaricare le capacità cognitive del lavoratore, rendendo difficile distinguere le priorità e aumentando la percezione di non riuscire mai a “staccare” e di essere sempre di corsa.
In alcuni contesti, la costante visibilità delle attività svolte e di quelle ancora da completare può inoltre alimentare un’ansia da performance, inducendo il lavoratore a sentirsi costantemente osservato e valutato.
Tra i fattori che favoriscono l’insorgenza del tecnostress legato alle app di produttività si possono individuare la proliferazione di notifiche e promemoria, il monitoraggio dettagliato e continuo delle prestazioni, la moltiplicazione di indicatori e KPI, le aspettativa di aggiornamento costante delle attività, l’eccessiva condivisione di calendari tra con i colleghi e la mancanza di formazione sull’uso efficace delle piattaforme;
Il risultato può essere un aumento della fatica mentale, della frustrazione e della difficoltà di concentrazione.
La prevenzione passa innanzitutto da un utilizzo consapevole e proporzionato degli strumenti digitali:
- Semplificare gli strumenti, evitando la sovrapposizione di più piattaforme con funzioni simili e riducendo la complessità delle dashboard.
- Limitare i KPI, monitorando solo gli indicatori realmente utili, evitando un eccesso di metriche che può alimentare la pressione psicologica.
- Gestire le notifiche, riducendo gli avvisi non essenziali e definendo momenti specifici per la consultazione delle attività.
- Formare i lavoratori, fornendo indicazioni pratiche sull’utilizzo delle piattaforme, sulla gestione delle priorità e sulle modalità di organizzazione del lavoro digitale.
Le app di produttività possono rappresentare un’importante opportunità di miglioramento organizzativo, ma solo se progettate e utilizzate mettendo al centro il benessere dei lavoratori.
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