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Set 21, 2020

Smart Work, Stress e Tecnostress: la nuova frontiera.

Il ‘Tecnostress‘ è una sindrome causata dall’uso costante, simultaneo, spesso eccessivo di tecnologie dell’informazione e di apparecchi informatici e digitali. 

Ce ne occupiamo da anni su questa pagina, raccogliendo spunti e ricerche, con particolare attenzione ai suoi effetti e agli strumenti di valutazione e prevenzione nel contesto lavorativo.

Il lavoro agile (smart working) e il Tele-lavoro sono i nuovi modi di lavorare che abbiamo imparato a conoscere in una sorta di “percorso accelerato” in questi mesi di lockdown, lavorando dalle nostre case, con un uso ancora più ampio e sistematico di piattaforme digitali e collaborative diverse.

Non a tutti è nota la distinzione tra queste due tipologie di lavoro ‘agile’. Approfondiamo meglio.

Cos’è lo smart work (lavoro agile)

Lo smart work (lavoro agile) è una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato caratterizzato dall’assenza di vincoli orari o spaziali e un’organizzazione per fasi, cicli e obiettivi, stabilita mediante accordo tra dipendente e datore di lavoro; una modalità che aiuta il lavoratore a conciliare i tempi di vita e lavoro e, al contempo, favorire la crescita della sua produttività.

La definizione di smart working è contenuta nella Legge n. 81/2017 e pone  dei punti fermi, tra cui:

• la possibilità che la prestazione lavorativa sia svolta in parte all’interno dei locali aziendali e in parte all’esterno, senza una postazione fissa entro i soli limiti di durata massima dell’orario di lavoro giornaliero e settimanale;

• la previsione secondo cui la prestazione lavorativa possa svolgersi attraverso l’uso di strumenti tecnologici e nel caso in cui sia il datore di lavoro ad assegnarli al lavoratore, egli rimane responsabile anche della loro sicurezza e del loro buon funzionamento;

• la previsione della stipula di un accordo scritto tra le parti, anche con forme di organizzazione per fasi, cicli, obiettivi e senza precisi vincoli di orario o di luogo di lavoro.

Ai lavoratori agili viene garantita la parità di trattamento – economico e normativo – rispetto ai loro colleghi che eseguono la prestazione con modalità ordinarie.

In seguito alla recente emergenza epidemiologica da COVID-19 (coronavirus), il Presidente del Consiglio dei ministri ha emanato il nuovo Decreto legge del 17 marzo 2020, n. 18, che interviene sulle modalità di accesso allo smart working, confermate anche dalle successive disposizioni emanate per far fronte all’emergenza.

In sostanza, è stato raccomandato il massimo utilizzo della modalità di lavoro agile per le attività che possono essere svolte al proprio domicilio o in modalità a distanza.

Cos’è il tele lavoro

Il tele lavoro è un modo di lavorare indipendente dalla localizzazione geografica dell’ufficio o dell’azienda, facilitato dall’uso di strumenti informatici e telematici e caratterizzato da una flessibilità sia nell’organizzazione, sia nella modalità di svolgimento.

Tipicamente, il telelavoro consiste nel trasferimento dell’attività lavorativa dalla sede aziendale ad altra sede stabile, tipicamente la casa del lavoratore, dove il datore trasferisce le stesse responsabilità di idoneità e sicurezza che avrebbe avuto in ufficio. 

Requisito essenziale del telelavoro è la dotazione di strumenti informatici e telematici adeguati da parte dell’azienda. 

Normativamente, il telelavoro è regolato dall’accordo interconfederale del 9 giugno 2004. Contrattualmente, è una scelta definitiva o a lungo termine regolata da un contratto collettivo che disciplina il rapporto tra il datore e i dipendenti.

Ma quindi nel lockdown abbiamo fatto Smart Working o Tele lavoro?

Facciamo chiarezza su questo punto. 

Lo smart work non ha sede, non ha orario, è agile per sua definizione.

Il lavoro della maggior parte di noi durante il lockdown non è stato ‘agile’, è stato ‘il solito’, ma fatto da casa: timbri il cartellino in entrata, ti colleghi alla rete aziendale, fa le tue cose che avresti fatto uguali in ufficio, bevi un caffè che ti ha portato il tuo convivente, ogni tanto ti alzi, vai in bagno, timbri l’uscita per il pranzo, e così via.

Come ben evidenzia Paolo De Vincentiis in un articolo su il Sole 24 Ore management “Tante aziende pensano di fare smart working, ma in realtà è solo telelavoro. La differenza non è solo banalmente linguistica, ma identifica modalità operative e inquadramento giuridico completamente diversi. …. Passare dal telelavoro allo smart working è un cambio di paradigma così profondo possibile solo se la cultura aziendale lo permette; cioè se è flessibile e pronta alla trasformazione”. 

Quindi – in conclusione – la maggior parte di noi in questi mesi – tutti coloro che si sono trovati a lavorare da casa utilizzando strumenti informatici, magari anche nostri, ma per un orario prestabilito e con il rituale più o meno spra descritto, hanno fatto telelavoro, non smart working.

 Detto questo, e vista la confusione sul tema, assumiamo d’ora in poi solo il termine “smart working” anche per intendere “tele lavoro” per tutto il resto dell’articolo.

Smart Work: i vantaggi per il lavoratore

Smart work o telelavoro che sia, ci dicono che ci sono degli evidenti vantaggi per chi utilizza questi nuovi modi di lavorare:

Puoi gestire meglio il proprio tempo e migliorare l’equilibrio vita lavorativa-vita personale.

Puoi risparmiare denaro per spostamenti e pranzi e altri costi correlati allo spostamento e permanenza al luogo di lavoro

Puoi aumentare la tua produttività secondo il ragionamento: lavori da casa, sei meno stressato, svolgi il lavoro più serenamente, aumenti la produttività.

Avrai un aumento della fiducia e della motivazione verso la tua azienda.

Lavori con una maggior consapevolezza dei tuoi obiettivi e delle opportunità di crescita professionale e personale.

Puoi godere di una certa flessibilità sia in termini di orari, sia in termini di spazi.

Avrai la sensazione di lavorare in un ambiente dinamico, trasparente, innovativo e collaborativo.

Smart Work: i vantaggi per le aziende

Anche le aziende hanno notevoli benefici quando i lavoratori lavorano in modo ‘smart’ o da casa in telelavoro. Brevemente, i principali sono:

Riduzioni dei costi riguardo gli ambienti di lavoro (affitti, utenze e manutenzioni), l’ottimizzazione dei processi, l’utilizzo di tecnologie collaborative

Aumento brand awareness aziendale

Miglioramento della produttività del singolo lavoratore e dei team

Sviluppo di ambienti di lavoro coesi, trasparenti, collaborativi

Semplificazione della gestione del personale

Aumento della fidelizzazione del personale

Smart Work: gli svantaggi

Sembra che lo smart work sia una cosa che ha benefici per tutti. Non è vero.

L’enorme uso dello smart working fatto in Italia dal periodo di lockdown e ancora in questi mesi, ha iniziato a rivelare il suo ‘lato oscuro’.

I lavoratori coinvolti nello smart working hanno evidenziato vecchi e nuovi sintomi e sindromi, che agiscono a livelli differenti, e che ci mostrano un ampia e nuova frontiera dello stress e tecnostress che è necessario conoscere.

Eccoli:

Sintomi fisici e psicologici

Sovralimentazione/alimentazione errata. Lavorare in smart working non fa bene alla dieta e, in generale, favorisce situazioni di errata alimentazione. Il rischio di passare dalla spuntino continuo provvisto dal frigo di casa alle pause pranzo davanti al monitor è sempre presente.

Sedentarietà/aumento di peso. Con lo smart working si resta sempre in casa; muoversi nel percorso letto, scrivania, cucina e ancora scrivania non va bene e non fa bene. Si resta almeno otto o nove ore al giorno completamente fermi. E’ un vero attentato alla salute e al benessere dei lavoratori.

Problemi muscolo-scheletrici e oculo-visivi, tipici del lavoratore videoterminalista, che rischiano di peggiorare con il lavoro a casa in assenza di luoghi di lavoro, di attrezzature e monitor non adeguati. Con lo smart working l’ergonomia del lavoro è un sogno.

Solitudine/alienazione. Lavorando da casa, e considerando che il lockdown è stato un periodo di totale isolamento dall’esterno, si dissolvono gli aspetti sociali della vita lavorativa, utili per il benessere del lavoratore. Nonostante oggi esistano varie piattaforme tecniche per coordinare il lavoro a distanza, lavorare in smart working può portare all’isolamento e alla mancanza di interazione sociale con i colleghi.

Problemi nella concezione sociale dello Smart Working. Il lavoro a distanza viene talvolta considerato di ‘valore inferiore’ rispetto al lavoro in sede, sia da parte dell’azienda, sia in famiglia, con un conseguente aumento delle richieste di prestazioni – spesso contemporanee – in entrambi gli ambiti.

Facili distrazioni dovute al fatto di lavorare da casa (altre attività contemporanee, interferenza di persone nell’ambiente di lavoro, altre richieste della famiglia) e situazioni di convivenza forzata possono appesantire il carico psicologico del lavoratore.

Gestione della famiglia e accudimento dei figli durante l’orario di lavoro. Per le donne, lo ‘smart working’ è meno ‘smart’ e più pesante del solito lavoro d’ufficio. Perché c’è la famiglia – che se lavori da casa ti è sempre accanto con le sue esigenze . e spesso ci sono anche dei figli da gestire. Situazione già difficile in tempi normali, figurarsi durante il lockdown, con la chiusura totale di asili e scuole e l’obbligo assoluto di convivenza familiare.

Sintomi lavorativi

Disorganizzazione delle attività lavorative quotidiane. Con lo smart working il lavoratore deve organizzazione i tempi e la qualità del proprio lavoro. Ma in una situazione dove si annullano i confini tra vita privata e lavorativa (e senza una specifica formazione), è molto facile per il lavoratore cadere nella disorganizzazione.

Difficoltà nella gestione del tempo. Lavorando da casa, risulta difficile riuscire a separare in maniera netta e chiara ciò che è lavoro e ciò che è casa, con il rischio di non darsi un limite di tempo per lo svolgimento dell’attività lavorativa. “Time porosity” è la situazione di reciproca interferenza e sovrapposizione tra tempo di lavoro e tempo di vita, che può condurre a conflitti personali e familiari.

La “Telepressione”. La connessione ‘always on” e il flusso continuo i informazioni dall’azienda ai lavoratori agisce su di loro spingendoli a rispondere più rapidamente e ad essere disponibile online più a lungo del normale. Si può arrivare a vere e proprie sindromi da Workaholism. dove la necessità di lavorare diventa così forte che può costituire un pericolo per la salute, le relazioni interpersonali e il funzionamento sociale.

Crollo della motivazione. Senza un controllo esterno dell’operatore, il lavoratore già costretto ad un processo autonomo di organizzazione delle attività da svolgere, può incappare in qualche problema che non è in grado di risolvere da solo e incorrere in un crollo della motivazione con un abbassamento della prestazione lavorativa.

Reperibilità continua del lavoratore. Nello smart working ‘puro’ il lavoratore svolge la sua attività senza precisi vincoli di orario e gestendo in autonomia l’organizzazione del proprio tempo. Questa possibilità viene spesso interpretata dall’azienda come una situazione di reperibilità continua, gestita attraverso una tecnologia sempre connessa. Situazione molto presente e delicata, al punto che la normativa per lo smart working prevede espressamente:
– delle fasce concordate di reperibilità del lavoratore, al di fuori delle quali non può essere chiamato. Le prestazioni da svolgersi in un arco temporale non superiore alle 13 ore giornaliere; un periodo di riposo minimo di 11 ore ogni 24 e di 48 ore dopo 5 giorni di lavoro consecutivo.
– la sorveglianza sanitaria e la tutela in caso di malattia e infortunio, analoga a quella di chi lavora in sede.
– delle interruzioni di 15 minuti ogni 120 minuti di applicazione continuativa al monitor per le attività di lavoro agile che necessitano l’impiego di un computer, anche portatile, in modo sistematico o abituale.

Modifica dell’aspetto sociale del lavoro. L’organizzazione aziendale è un tessuto di conversazioni che costituiscono essenziali momenti di socialità per i lavoratori. Rispetto all’ambiente di un classico ufficio, l’organizzazione virtuale è più sottile e con legami meno stretti e rischia di escludere le fasce più deboli dei dipendenti e la circolazione di idee e conoscenze.

Problemi con l’uso di tecnologie

Carenza di formazione nell’uso delle tecnologie e nel lavoro da remoto. I lavoratori in ‘smart work’ si sono trovati improvvisamente proiettati nel lavoro telematico al 100%, spesso senza conoscenze tecniche e metodologiche in grado di aiutarli a gestire le apparecchiature, i software e l’organizzazione del lavoro.

Sovraccarico di informazioni (information Overload). Un classico. Che nello ‘smart work’ viene enfatizzato dalla pluralità di tecnologie in uso e dalle problematiche (tecniche e personali) nell’utilizzo delle stesse. Il lavoratore è raggiunto con continuità da una grande quantità di informazioni, che con grande fatica per acquisisce ed elabora, fino al limite fisico che questa invasione informativa produce: l’overload, a cui spesso segue il burnout. Per un approfondimento del burnout nello smart working si veda le testimonianze in questo articolo “Ho rischiato il burnout da smart working”.

Nevrosi da iper-connessione. L’uso eccessivo della strumentazione a distanza, la spersonalizzazione delle relazioni professionali, la sensazione di dover sempre essere allineati con il lavoro in corso, il riversamento di tempo dal privato al lavoro connesso, possono portare il lavoratore a delle forme di nevrosi tecnologica da iper-connessione.

Nevrosi da latenza delle tecnologie. E’ successo a tutti lavorando in ‘smart work’: il video s’impalla, la voce su skype arriva a scatti, la scrivania condivisa non si vede, eccetera. Ed è tutto un chiedersi “mi senti?”, “Lo vedi'”, “prova a entrare e uscire dalla riunione” e così via. Tutti quei mille problemi tecnici (dovuto alla mancanza di formazione, alle tecnologie inadeguate, a sistemici problemi sulla rete italiana dati) che affossano il concetto di ‘lavoro agile’ e producono tanto tempo perso, molte riunioni incomprensibili e quindi inutili, un crollo dell’attenzione al lavoro e della propria motivazione personale.

Problema anagrafico. Lo ‘smart working’ per le masse ha coinvolto lavoratori giovani, mentalmente attrezzati per questo tipo di lavoro, ma anche tutti i lavoratori meno giovani (nel pubblico impiego l’età media dei dipendenti pubblici è 50,4 anni) che hanno faticato a gestire da soli le tecnologie informatiche (vedi punto formazione), a usare le diverse piattaforme software, a gestire le videochiamate, eccetera.

Cyber Security. Se lo smart working favorisce le azienda dal punto di vista dei costi strutturali e della gestione del personale, può renderle più facilmente penetrabili dall’esterno (a livello di dati e sistemi informatici) ad attacchi di Cyber Crime. L’allargamento delle dimensioni del network in cui vengono scambiate le informazioni aziendali è un grave rischio.
Sono quindi necessarie a livello aziendale delle attività di cyber security adeguata: specifiche policy e procedure interne; formazione specifica dei lavoratori; installazione di VPN (Virtual Private Network per proteggere il traffico in ingresso e in uscita; sistemi di gestione dei dispositivi con software antivirus.
Fa parte di quest’area anche l’uso di dispositivi personali per l’attività lavorativa (il cosiddetto BYOD – Bring Your Own Device) che è elemento caratteristico dello smart working, ma che pone il problema di un possibile attacco ai dati e ai sistemi aziendali portato con un account privato del dipendente. Un approfondimento su questo tema qui a cura di cybersecurity360.

Smart work e Tecnostress: alcune tecniche di prevenzione e contrasto

La situazione è complicata.

Da un lato abbiamo i risvolti positivi che comporta lavorare da casa, sia per l’azienda che per i dipendenti. Dall’altra tutti i rischi personali, professionali e relativi all’uso di tecnologie emersi in questi mesi.

Ma lo smart work (o il tele lavoro) è qui per restare, anzi, per diventare la principale modalità di lavoro per una vastissima serie di professioni. E’ quindi necessario per i lavoratori ‘smart’ o ‘tele’ avere delle informazioni su come contrastare lo stress e il tecnostress generati dallo smart working.

Nulla di trascendentale, solo una serie di conoscenze, accorgimenti e consigli per non “prendersi troppo male” quando si lavora da casa.

Metti le cose in chiaro nel contratto
In una ‘normale’ situazione di ‘smart work’ è necessario che lavoratore e azienda definiscano il più esattamente possibile i confini delle loro prerogative, al fine di evitare che la legittima ingerenza del datore di lavoro nello svolgimento della prestazione lavorativa divenga occasione di ingerenza nella sfera personale del lavoratore. In soldoni, significa, ad esempio, ‘niente telefonate dall’azienda al lavoratore dopo l’orario concordato di fine lavoro giornaliero’.
Questo ‘accordo tra le parti’ non è previsto per l’attività di ‘tele-lavoro’. Nella situazione dei mesi scorsi, dove di fatto si è assistito a un trasferimento massivo e coatto di lavoratori dall’ufficio a casa, la continuità di collegamento ha favorito la comunicazione tra azienda e lavoratore oltre il normale orario di lavoro, in assenza di regolamentazione.

Leggi la disciplina del diritto alla disconnessione
Idem come sopra. E’ un diritto contrattuale del lavoratore in ‘smart work’ essere irreperibile, non essere cioè soggetto a richieste e sollecitazioni per via telematica provenienti dal datore di lavoro al di fuori dell’orario lavorativo. La legge che regola il lavoro agile gli riconosce infatti «il diritto alla disconnessione dalle strumentazioni tecnologiche e dalle piattaforme informatiche di lavoro senza che questo possa comportare, di per sé, effetti sulla prosecuzione del rapporto di lavoro o sui trattamenti retributivi» subordinandolo al «rispetto degli obiettivi concordati e delle relative modalità di esecuzione del lavoro autorizzate dal medico del lavoro, nonché delle eventuali fasce di reperibilità»).
Devi conoscerla, questa legge, perché il diritto alla disconnessione è un ottimo strumento per garantirti il rispetto della durata dell’orario lavorativo.

Separa vita privata e lavorativa
Sforzati di lasciare fuori la tua vita privata dalla tua giornata lavorativa. E quando lavori, non farti prendere la mano. Uno dei rischi più frequenti dello smart working è il burnout, cioè lo stress estremo dovuto a un eccesso di lavoro. Definisci con precisione qual è il tuo tempo di lavoro, e rispettalo.

Poniti degli obiettivi
Che siano pratici e concreti: che cosa voglio fare oggi? A quante e quali mail devo assolutamente rispondere? Che progetti devo portare avanti e come? Porti degli obiettivi ti aiuta ad avere delle priorità e a gestire meglio il carico di lavoro, che nello smart work da spesso l’impressione di essere incessante.

Mantieni le routine
Anche se lavori in smart working, mantenere le solite routine come se lavorassi in ufficio può aiutarti a tenere la situazione sotto controllo. L’obiettivo è cercare di attenersi il più possibile alla routine lavorativa rispettando gli stessi orari dell’ufficio.
Quindi: sveglia al solito orario, igiene, colazione, ci si veste (magari senza abito formale, ma non in mutande) e poi si attacca il lavoro, fino a quando si timbra per il pranzo. E così via. Questa è una routine.

Pianifica il lavoro
Il rischio dello Smart Working è la dispersione, di concentrazione e di tempo. È importante sviluppare un progetto e portarlo a termine in modo qualitativo e solo dopo averlo terminato, concentrarsi sul successivo.
Prima di lavorare, pianifica accuratamente le attività da svolgere, specificando obiettivi, modalità e tempi di lavoro. Buona idea quella di dedicare del tempo, appena svegli o già dalla sera prima, per preparare una “to-do list” delle attività da svolgere durante la giornata. Ottimo smarcare le attività man mano che vengono svolte.
Ricordati che lavori da casa, pianifica anche le commissioni personali o familiari in modo da avere una visione completa di cosa fare nella giornata. Per la pianificazione del lavoro di gruppo, sono molto utili le piattaforme di project management (come Trello o Slack) che danno a tutti i partecipante una panoramica completa sui compiti, scadenze e risorse impiegate.

Migliora la tua postazione di lavoro
Devi avere una spazio di lavoro adeguato per tutto il tempo che ci dovrai passare. Meglio se puoi creare una zona di lavoro permanente. Hai bisogno di uno spazio luminoso e gradevole, e senza distrazioni per avere privacy e concentrazione. Circondati di materiali e colori che ami, arricchendo la postazione con una pianta, un oggetto che ti piace o una bacchetta d’incenso. E’ il tuo spazio personale.
Per ridurre gli effetti della fatica fisica e mentale hai bisogno di una scrivania e una sedia da ufficio ergonomica. Parlane con il datore di lavoro, e cerca di farti fornire una seduta di qualità.
Organizza l‘angolo studio per rendere il lavoro più agile e veloce e sfrutta al massimo gli spazi che hai a disposizione tramite organizzatori, faldoni e porta-documenti. Fai in modo che sia facile mantenere pulito e ordinato l’ambiente.
Cerca di mantenere l’attenzione sulla tua postura mentre lavori: non tenere gambe accavallate per troppo tempo, non lavorare utilizzando sedute che non agevolano posture ergonomiche (come i divani o le poltrone), mantieni la corretta posizione della testa sia quando si utilizzano dispositivi elettronici che quando si legge (usa un appoggio rialzato del foglio).

Organizza e migliora le tue tecnologie
Strumenti adeguati sono fondamentali per un lavoro ‘smart’ efficace e meno stressante. Lavorare con un mouse che non funziona bene, con uno schermo che sfarfalla o una tastiera su cui bisogna digitare con forza rende l’attività stressante.
Quindi organizza e dove possibile migliora le tecnologie che usi per lavoro. Un computer ‘moderno’ con microfono e telecamera, meglio se fornito dal datore di lavoro; una connessione wi-fi rapida ed efficace; un accesso a dei dischi remoti condivisi dove salvare e mettere a disposizione il proprio lavoro: questo è il set minimo per facilitare tutte le attività online.
Puoi aggiungere monitor grandi, mouse e dischi esterni, webcam, cuffie e sistemi audio, supporti per portatili e reggi-fogli.  Valuta questo aspetto anche in base agli strumenti che mette a disposizione il datore di lavoro e alle piattaforme che dovrai utilizzare.

Datti delle regole sull’uso delle tecnologie
Cerca di limitare il numero di tool e device sui quali sei reperibile contemporaneamente e di limitare il multitasking dispersivo.
Meglio utilizzare un solo strumento (come l’email) per le comunicazioni formali e i report sulle attività e un altro strumento (chat) per la comunicazione estemporanea sull’andamento del lavoro.
Ricordati che spesso con una telefonata si fa prima che a scrivere lunghi messaggi.
Videocall con moderazione, meglio per riunioni con più partecipanti ma con regole ben definite. Ritorneremo sull’argomento.
Lavori con computer? Si alla musica, anche via web, No a Whatsapp, Telegram o altre app di messaggistica: troppe distrazioni. Lavori con mobile? Disattiva le notifiche dei tuoi social personali quando lavori.

Rimani in contatto con i colleghi e il team
Limita la sensazione di solitudine provocata dallo smart working contattando e interagendo spesso con i colleghi, sia per la programmazione e il progress del lavoro (magari per concordare obiettivi e sfide comuni), sia per scambiarsi un saluto o un battuta. Lo scambio di informazioni e feedback è utile per mantenere attiva la motivazione personale e a livello di gruppo.
Utile non disperdere la comunicazioni su diversi canali (email, chat, Skype, Meet, eccetera), molto meglio utilizzare piattaforme di project management che consentono di gestire collettivamente il lavoro, con una panoramica completa sui compiti da portare a termine, le scadenze da rispettare e le risorse dedicate ad ogni incarico.

Fai delle pause periodiche
In ufficio ogni tanto ci si muove, ma lo smart working è brutalmente sedentario e immersivo. Ma le pause sono fondamentali per il tuo benessere fisico e mentale. Quindi fai delle brevi pause ogni 45-60 minuti, per alzarsi e camminare qualche minuto. Fai anche sempre la pausa per il pranzo tutte le pause necessarie per andare in bagno.
Per obbligarsi a fare delle pause, puoi usare la scusa di fare piccole faccende domestiche. Per sgranchire un po’ le gambe puoi camminare durante le telefonate e, se si abiti in un condominio, usare le scale invece dell’ascensore.
Se fai fatica a prenderti delle pause puoi usare la famosa “tecnica del pomodoro”, creata alla fine degli anni ’80 da Francesco Cirillo. Il nome si ispira ai classici timer da cucina, spesso a forma di pomodoro (ma anche arancia, limone…). Basta impostare il timer a 25 minuti durante i quali immergersi nel lavoro, rimandando tutte le distrazioni a quando sarà suonato il timer. Ogni periodo è intervallato da 5 minuti di pausa e si può arrivare fino a 4 periodi per poi prendersi una pausa più lunga di almeno mezz’ora. Nei 5 minuti di pausa, oltre a gestire messaggi e telefonate, prendiamoci un momento per gratificarci con qualcosa che ci piace, un caffè o un pezzo del nostro artista musicale preferito.

Condividi gli orari di lavoro con i tuoi familiari o conviventi
Informa la famiglia o i conviventi dei tuoi orari di lavoro e chiedi di non essere disturbato e di rispettare il tuo spazio di lavoro. Cerca di ridurre eventuali interruzioni esterne e, al contrario, no farti fagocitare da lavoro e cerca di mantenere dei momenti di partecipazione alle attività familiari.

Controlla l’alimentazione
Evita gli spunti continui, non farti servire troppi caffè, cerca di mantenere un’alimentazione leggera. E soprattutto, ricordati di bere spesso, e magari mangiare della frutta.

Defatica la vista
Quando lavori con i monitor devi defaticare periodicamente la vista con esercizi specifici o semplicemente guardando per un certo tempo fuori dalla finestra un oggetto o panorama distante. La famosa regola del 20x20x20 (guardare a 20 metri per almeno 20 secondi ogni 20 minuti) è efficace per rilassare i muscoli oculari e favorire al concentrazione, prevenendo fastidiosi disturbi come le cefalee.

Fai attività fisica
Visto che hai del tempo libero perché non devi andare in ufficio usalo per fare esercizio fisico. Fai dieci volte le scale del condominio, o esci a camminare di lena per qualche chilometro, oppure fai ginnastica a casa. Se non sei in grado di darti un programma, prova con le app di fitness, ce ne sono di ottime per fare sessioni casalinghe di ginnastica, streching, yoga, eccetera e ti aiutano a fare esercizio in modo regolare.

Consigli per le aziende …

Dopo una sfilza così di suggerimenti per i lavoratori, non potevano esimerci dal dare qualche consiglio anche ai datori di lavoro.

Fate attività di formazione e informazione
Cioè spiegate ai dipendenti attivi in smart working o tele lavoro le specificitàdel loro lavoro, lo scenario di vantaggi e svantaggi, i rischi potenziali di queste tipologie di attività. Formateli in modo specifico all’utilizzo degli strumenti e delle piattaforme più comunemente utilizzati nel lavoro.

Fornite tecnologie adeguate
Fate un censimento delle dotazioni strumentali e di connessione a disposizione dei lavoratori per operare da remoto; aggiornate le strumentazione obsolete o, meglio ancora, tutti gli strumenti digitali, anche in una logica di sicurezza aziendale; dateli ai lavoratori in comodato gratuito. In generale, aiutate il lavoroatore a costruire il set di lavoro più consono alle sue esigenze, sia dal punto di vista tecnologico, sia da quello ergonomico. E se il costo di connessione da casa è a carico del lavoratore siate carini, fategli un rimborso, anche a forfait sarà gradito.

Fornite formazione sugli strumenti smart
Facile dire ‘Facciamo un meet’ e se uno non l’ha mai fatto? Fate un’elenco delle piattaforme, dei portali e dei programmi che utilizzate per lavoro e fate della formazione (mini-video o epserienza dal vivo) ai vostri lavoratori per mostrare il funzionamento di questi programmi o servizi. Più i vostri lavoratori sono formati all’utilizzo di ambienti informatici, più il lavoro filerà senza (troppe) interruzioni.

Foto in apertura di Vlada Karpovich da Pexels

STRESSNOSTRESS: sito svizzero per la valutazione individuale dello stress sul lavoro.

stressnostress

Chi si occupa professionalente di sicurezza sul lavoro conosce certamente l’attività di SUVA, l’ente svizzero per la sicurezza sul lavoro, e gli innumerevoli e ben fatti materiali informativi sui più diversi argomenti prodotti da quest’ente.

Recentemente, SUVA – sulla scia delle attività europee della campagna “Insieme per la prevenzione e la gestione dello stress lavoro correlati” di cui abbiamo già parlato in questo articolo – ha aperto il nuovo sito STRESSNOSTRESS:
uno strumento pratico per la gestione dello stress e dei rischi psicosociali (disponibile anche in lingua italiana) che contiene indicazioni, misure di riduzione e check list (lavoratori e dirigenti) per la gestione dello stress e dei rischi psicosociali nei luoghi di lavoro.

Il tema del sito è lo stress sul lavoro in senso ampio, non viene affrontato nello specifico il tema ‘tecnostress’, ma ci sono innumerevoli informazioni e idee che possono essere utili anche in casi di tecnostress.

Sul sito, i lavoratori possono valutare individualmente il loro livello di stress e capire come si collocano rispetto agli altri occupati e quali sono i fattori scatenanti una situazione di stress. Sulla base del risultato, la persona troverà informazioni utili su come ridurre lo stress. Una lista di controllo consente invece ai superiori di individuare tempestivamente segnali e cause di stress e di adottare le misure più adeguate. In pratica, il sito è un vero e proprio programma rivolto a collaboratori, imprenditori, quadri dirigenti e responsabili del personale nelle organizzazioni del lavoro di tutte le dimensioni con tre obiettivi:

  • informare e sensibilizzare gli utenti sul tema “stress”, in particolare su come riconoscere per tempo i segnali di stress e identificare le cause dello stress.
  • fornire agli utenti le prime misure per ridurre e prevenire con successo lo stress sul lavoro.
  • indicare altre possibilità per sviluppare “fattori positivi di motivazione nei lavoratori”.

L’indice del sito è il seguente:

  • Lo stress (cos’è lo stress, segnali di stress, cause di stress condizonate dal lavoro, cause generali e private, dall’osservazione alle misure)
  • Misure aziendali (Indicazioni, misure, prima di continuare, casi d’esempio)
  • misure individuali (indicazioni, misure)
  • Check List (Check list personale, Check list dirigenti)
  • Consulenza (consulenza individuale, consulenza aziendale)
  • Ritratto (obiettivi, l’associazone, basi, statuto, domande e risposte)

Particolarmente interessati sono le misure presentate su Stressnostress, sia di carattere aziendale, sia di carattere individuale.

Le misure aziendali sono divise in misure situazionali e di responsabilità della direzione (controllo/rielaborazione delle discussioni dei compiti/delle funzioni;
 revisione degli obiettivi attuali;
 colloquio per definire nuovi obiettivi motivanti e non generatori di stress;
 valutazione e definizione dei potenziali); misure di organizzazione del personale (controllo dell’opportunità e del senso delle direttive e delle indicazioni esistenti in azienda;
 abbandono dei regolamenti  affidando maggiori competenze e responsabilità in settori chiaramente definiti;
 dirigere soprattutto ricorrendo ad accordi sugli obiettivi piuttosto che incarichi limitati;
 dare la possibilità di svolgere compiti diversi;
 esigere maggiore partecipazione e iniziativa, senso di responsabilità;
 fare coaching/assistere i dipendenti nello sfruttare i nuovi margini di manovra); misure sul volume di lavoro (pianificazione realistica del lavoro e della tempistica;
 critica dei termini temporali già al momento di attribuire il lavoro/fissare gli obiettivi;
 colloqui regolari di controllo per verificare i progressi nel lavoro;
 controlli regolari e ottimizzazione dell’organizzazione, dei processi di lavoro, degli strumenti di lavoro e delle tecniche di lavoro); misure per la suddivisione del lavoro (arricchimento/ampliamento dei compiti (job enrichement) a livello individuale, con relativo aumento delle competenze e delle responsabilità; creazione/impiego di gruppi di lavoro autonomi pienamente responsabili per tutti i processi di elaborazione;
 collaborazione: introduzione/rafforzamento di processi di lavoro orientati sullo spirito di gruppo; promozione mirata e coerente della collaborazione; dichiarazione dei fattori di disturbo della collaborazione come compito direttivo prioritario;
 direzione: selezione mirata dei dirigenti con profilo chiaramente definito; formazione continua/evoluzione permanente; coaching con una tematica antistress specifica; politica di avanzamento e promozione su base pluridimensionale).

Le misure comportamentali, di cui è responsabile ogni singolo collaboratore: “permettono ad ogni individuo di gestire meglio e più efficientemente il proprio stress”.
 Conviene sempre “cercare nelle situazioni di stress non soltanto le cause nell’individuo e indicare misure d’ordine comportamentale”, ma  contemporaneamente si deve sempre “anche verificare se esistano altri fattori, al di fuori del settore di competenza del singolo, nel lavoro e nell’ambiente di lavoro, responsabili per lo stress e quindi sia necessario prendere delle misure situazionali”. E se si rilevano forti tensioni negative, forti stress per un lungo periodo di tempo, non bisogna indugiare a rivolgersi ad un medico o a un terapeuta. Alcune delle misure comportamentali presentate sono:
 autoesame;
 priorità nell’evoluzione/nell’apprendimento;
 assistenza di altre persone;
 tecniche di respirazione;
 rilassamento muscolare;
 ottimizzare il rapporto con il tempo;
 darsi automotivazione;
 movimento e attività fisica;
 programma di alimentazione.

A completamento del sito ci sono numerosi documenti (pratici, come gli svizzeri sanno fare) scaricabili, come il semplice programma antistress quotidiano personale, la Check list per i dipendenti, la check list per i dirigenti, le misure per diminuire e prevenire lo stress.

Visita il sito di STRESSNOSTRESS

Mag 12, 2014

Tecnostress in ufficio? Arriva la meditazione Mindfulness per ridurre lo stress tra i lavoratori

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Si fa un gran parlare in questo periodo dell’applicazione di pratiche  di Mindfulness per ridurre lo stress dei lavoratori.

Con il termine Mindfulness (traduzione inglese della parola “sati” della lingua pali), in ambito psicologico si intende essenzialmente la “consapevolezza” dei propri pensieri, azioni e motivazioni. Mindfulness è una modalità di prestare attenzione, momento per momento, nel qui e ora, intenzionalmente e in modo non giudicante, al fine di risolvere (o prevenire) la sofferenza interiore e raggiungere un’accettazione di sé mediante una maggiore consapevolezza della propria esperienza che comprende sensazioni, percezioni, impulsi, emozioni, pensieri, parole, azioni e relazioni.

La Mindfulness è quindi una pratica di meditazione ideata dal medico statunitense Jon Kabat-Zinn per stimolare la concentrazione e la percezione di ciò che accade nel presente che sta trovando applicazione in diversi settori: luoghi di lavoro, promozione della salute, vita di relazione, carceri, scuola, vita privata.

In realtà, la Mindfulness non è una tecnica ma uno stato attentivo della mente, uno stato di coscienza in cui i pensieri, le emozioni e le azioni vengono liberate dagli abituali e talora automatici schemi di elaborazione che possono attivare e mantenere alcune condizioni disfunzionali, o decisamente patologiche, attuando un progressivo processo di consapevolezza e di decentramento.

Nella pratica, un percorso di MBSR (Mindfulness-Based Stress Reduction) prevede 8 sedute di 2 ore ciascuna più una giornata di full immersion. Si parte riattivando la capacità di mettersi in ascolto di se stessi e del proprio corpo, delle sensazioni che ci manda, gradevoli o sgradevoli, imponenti o insignificanti. E se la mente si distrae, perdendosi in pensieri, ricordi o progetti, con pazienza la si riporta sulla parte del corpo che si sta “ascoltando”. Poi si passa all’osservazione del respiro e si passa poi ad esplorare altri gesti quotidiani e “scontati”, come camminare, mangiare o guidare la macchina, attività che solitamente svolgiamo automaticamente. Infine si passa al pensiero, all’ascolto consapevole del suo flusso incessante, e a tutte le sensazioni che arrivano dall’esterno.  I risultati non arrivano subito, né bisogna aspettarli con ansia, ma bel giorno, all’improvviso, co si accorge che qualcosa è cambiato.

La meditazione e le prospettive basate sulla Mindfulness (in setting individuali o di gruppo, ambulatoriali o in pazienti ospedalizzati) trovano applicazioni cliniche nella prevenzione e la cura di problemi legati allo stress e alle malattie psicosomatiche, nei disturbi d’ansia, nel disturbo ossessivo-compulsivo, la depressione cronica, l’abuso di sostanze, i disturbi alimentari, le tendenze suicidarie e il disturbo borderline, i deliri psicotici, come pure nel caso di disturbi di tipo medico (oncologia, psoriasi, dolore cronico) permettendo lo sviluppo di protocolli e modelli terapeutici validati di provata efficacia tra i quali la Mindfulness-Based Stress Reduction, la Mindfulness-Based Cognitive Therapy, la Dialectical Behaviour Therapy, l’Acceptance and Commitment Therapy e la Compassion Focused Therapy.

Una recente ricerca dell’American Psychological Association pubblicata sul sito mindful.org (e riportata nelle infografiche in questa pagina) ha dimostrato che il 69% delle persone percepisce il lavoro come fonte di stress e che per ogni dollaro speso nei programmi rivolti ai dipendenti, se ne risparmiano 3,27 (dato della Harward University).

Negli Stati Uniti la mindfulness sta trovando ampio spazio nei luoghi di lavoro, come antidoto allo stress e le aziende più innovative sono quindi oggi coinvolte nell’attivazione di programmi di  MBSR (Mindfulness based stress reduction) per i propri dipendenti.

Negli scorsi mesi, Kabat-Zinn ha tenuto una serie di lezioni ai dipendenti di Google per migliorare l’esperienza lavorativa e la produttività di un’azienda.  L’azienda americana ha capito che per migliorare le condizioni di lavoro e per motivare i dipendenti, non serve agire solo sul contesto, ma anche e soprattutto sulle persone.

Potete leggere un bell’articolo su come introdurre la Mindfulness nella propria vita quotidiana per dormire meglio ed essere più serei ed equilibrati è disponibile a questa pagina.

Inoltre, è anche oggi disponibile un’App per i-phone: Mindfulness, che si può scaricare (era gratuita, ma oggi costa 1,79 euro) in questa pagina di Itunes Store.

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Insieme per la prevenzione e la gestione dello stress lavoro correlato: campagna europea biennale 2014/2015 dell’agenzia europea per la sicurezza e la salute sul lavoro (EU-OSHA)

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La diffusione dello stress lavoro-correlato in Europa è allarmante. L’ultimo sondaggio d’opinione paneuropeo dell’EU-OSHA (qui il report completo in inglese, e qui il report dati Italia) ha rivelato che il 51% dei lavoratori riferisce che lo stress lavoro correlato è comune nel proprio luogo di lavoro e quattro lavoratori su dieci pensano che lo stress non venga gestito adeguatamente all’interno della loro organizzazione. Tuttavia, insieme i datori di lavoro e i lavoratori possono gestire e prevenire con successo lo stress lavoro-correlato e i rischi psicosociali; la campagna Ambienti di lavoro sani e sicuri mira ad aiutare le aziende a fare proprio questo.

Ieri 7 aprile a Bruxelles, l’agenzia europea per la sicurezza e la salute sul lavoro (EU-OSHA) ha lanciato una campagna biennale 2014/2015 a livello europeo: “Insieme per la prevenzione e la gestione dello stress lavoro correlato”.

Il compito principale della campagna è sensibilizzare sulla tematica dello stress e dei rischi psicosociali sul posto di lavoro e incoraggiare i datori di lavoro, i dirigenti, i lavoratori e i loro rappresentanti a collaborare per la gestione di queste tipologie di rischi.

La campagna è supportata con uno specifico website (in tutte le lingue della comunità!) che trovate in italiano a questo indirizzo, eccezionalmente ricco di documenti e di strumenti.

l documento principale è sicuramente la guida alla campagna, che ne illustra i principi e gli obiettivi principali, riporta le definizioni di stress e rischi psicosociali e contiene fatti e cifre utili a sostegno delle attività di sensibilizzazione.

Una gestione efficace dei rischi psicosociali crea un ambiente di lavoro sano e sicuro, migliora il benessere dei lavoratori e le prestazioni dell’azienda. Per promuovere questi risultati, la campagna è prevalentemente incentrata sui seguenti aspetti:

  • sensibilizzare circa il problema crescente dello stress lavoro-correlato e dei rischi psicosociali;
  • fornire e promuovere l’uso di strumenti semplici e pratici per la gestione dei rischi psicosociali e dello stress nel luogo di lavoro;
  • evidenziare gli effetti positivi della gestione dei rischi psicosociali e dello stress lavoro-correlato, compresi i vantaggi economici.

La guida alla campagna spiega il quadro generale del problema e le motivazioni per cui è così importante affrontarlo. Illustra i segnali di allerta e le modalità di prevenzione e gestione dei rischi psicosociali, fornendo informazioni sulle risorse disponibili. Infine, poiché la partecipazione è fondamentale per il successo della campagna, la guida contiene numerosi spunti di ispirazione e idee su come partecipare.

Oltre ai contenuti divulgativi della sezione ‘Stress lavoro-correlato e rischi psicosociali’ segnalo, in particolare, gli ‘Strumenti Pratici‘ presenti nella sezione  ‘Strumenti e Risorse’. Molti di questi strumenti sono particolarmente utili per le piccole imprese, perché consentono loro di adempiere agli obblighi di legge e di migliorare le prestazioni dell’organizzazione. Gli strumenti mostrano come avviene la valutazione dei rischi psicosociali e come attuare le azioni rivolte all’eliminazione o alla riduzione di tali rischi, anche con limitate risorse a disposizione.

Sempre in questa sezione, da tenere d’occhio il futuro rilascio in lingua italiana della “Guida elettronica ai rischi psicosociali“, rivolta in modo particolare ai dipendenti di microimprese e piccole imprese, che offre informazioni sulla gestione dello stress lavoro-correlato e i rischi psicosociali sul luogo di lavoro, con l’obiettivo di favorire la comprensione generale e sensibilizzare i luoghi di lavoro su questi problemi.

Dalla sezione ‘Centro Stampa’ vi propongo anche il video ufficiale della campagna:

E le tre belle infografiche sul rischio stress lavoro correlato:

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Per ultimo, segnalo che c’è una specifica sezione per partecipare direttamente alla campagna:

  • divulgando e pubblicizzando il materiale della campagna;
  • organizzando eventi e attività quali seminari e workshop;
  • utilizzando e promuovendo gli strumenti pratici disponibili per la gestione dello stress lavoro-correlato e dei rischi psicosociali;
  • partecipando al concorso europeo Premio per le buone prassi;
  • partecipando alla Settimana europea per la sicurezza e la salute sul lavoro;
  • diventando partner ufficiale della campagna;
  • diventando media partner.

Oltre a questo sito specificamente dedicato alla campagna biennale, maggiori informazioni sullo stress lavoro-correlato e sulla gestione dei rischi psicosociali sul lavoro sono disponibili sul sito dell’EU-OSHA.

 

Set 19, 2013

Randstad Wormonitor 2012: italiani sempre più stressati dalla tecnologia …

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Il Randstad Wormonitor 2012 è un’analisi relativa all’andamento del mercato del lavoro svolta dalla multinazionale Olandese in 29 nazioni.

L’edizione 2012 di Randstad Wormonitor si è concentrata sulle dinamiche generate nel lavoro dai dispositivi tecnologici, in particolare quelli dedicati alla comunicazione.

La ricerca è stata condotta attraverso interviste online tra lavoratori di età compresa tra 18 e 65 anni che hanno lavorato almeno 24 ore a settimana in un lavoro dipendente (esclusi i lavoratori autonomi). La ricerca è stata condotta tra il 20 Gennaio e il 14 Febbraio in: Argentina, Cile Germania Italia, Nuova Zelanda, Spagna, Regno Unito, Australia, Cina, Grecia, Giappone, Norvegia, Svezia, Stati Uniti, Belgio, Repubblica Ceca, Hong Kong, Lussemburgo, Polonia, Svizzera, Brasile, Danimarca, Ungheria, Messico, Singapore, Olanda, Canada, Francia, India, Malaysia, Slovacchia e Turchia.

Riguardo ai dati italiani:

– il 75% dei lavoratori italiani dispone di un accesso in rete sul luogo di lavoro, a un quarto del totale il datore di lavoro ha fornito uno smartphone con accesso alla rete, mentre circa la metà del campione dispone di uno smartphone personale con accesso a internet.

– il 39% dei datori di lavoro pretendono una reperibilità 24 ore al giorno 7 giorni su 7.

– il 31% dei lavoratori sono convinti che telefono, mail e internet riducano concentrazione e produttività.

– i lavoratori italiani sono più sensibili (32%) rispetto ai colleghi stranieri alle sollecitazioni, e quindi alle distrazioni, che arrivano quotidianamente da telefono e mail e, in particolare, sono i più convinti (30% degli intervistati) che l’accesso alla rete sia un fattore in grado di far diminuire la propria produttività lavorativa.

–  il 63% del campione ammette di aver ricevuto telefonate o mail al di fuori dell’orario di lavoro o, il 52%, durante le vacanze.

– il 63% degli italiani dichiara di aver avuto impegni di lavoro in luoghi privati, solo il 33% degli intervistati ha provato a controbilanciare il “trend” occupandosi di questioni private sul luogo di lavoro.

– il 41% dei lavoratori afferma di ricevere quotidianamente più informazioni di quante ne riesca a gestire,

– per il 75% degli italiani internet è ormai diventato uno strumento di lavoro scontato e largamente diffuso utilizzato quotidianamente.

– il 73% degli italiani afferma ancora di preferire la relazione diretta a testimonianza, malgrado la ricca disponibilità di strumenti virtuali che agevolano la comunicazione fra le persone.

In sintesi, il Work Monitor Randstad 2012 mette in luce l’assenza di una regola chiara e condivisa o di un confine normativo nell’utilizzo degli strumenti tecnologici, che oltre a generare difficoltà nell’individuo, influenza a volte negativamente lo svolgimento del lavoro quotidiano. Il rischio è che gli strumenti adottati per migliorare l’operatività e qualificare la produttività producano risultati opposti.

Leggi la presentazione integrale della ricerca a questo link.

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