Nei giorni scorsi Accenture – multinazionale di consulenza di direzione, servizi tecnologici e outsourcing – ha rilasciato una recentissima ricerca dedicata all’ascolto sui luoghi di lavoro. La ricerca – intitolata “#ListenLearnLead” – è stata svolta nel novembre 2014 su un campione di 3.800 lavoratori di tutti i livelli (dall’impiegato al dirigente) in 30 stati differenti e di aziende di tutte le dimensioni (scarica il report della ricerca cliccando qui).
L’ipotesi di partenza era che una migliore capacità di ascolto sul luogo di lavoro migliora l’ambiente e il rendimento personale, e favorisce la crescita professionale. I risultati più evidenti della ricerca indicano che nonostante il 96% degli intervistati si consideri un buon ascoltatore, la stragrande maggioranza trascorre buona parte della propria giornata lavorativa impegnata su più fronti allo stesso tempo con il risultato per i 2/3 del campione che ascoltare è diventato molto più difficile ambiente di lavoro digitale odierno.
Prestando attenzione solo ai dati italiani, la quasi la metà degli intervistati (48%) afferma che le tecnologie digitali hanno un ruolo determinante nello svolgimento di più attività (apparentemente) simultanee, occupando il tempo tra la metà e i tre quarti dell’intera giornata lavorativa. Ne risulta che solo il 25% del tempo sarebbe dedicato a concentrarsi con l’attenzione e la precisione necessaria su un singolo compito/progetto.
Interessante il dato sul multitasking, dove il 66% del campione ritiene che il multitasking consenta di fare di più al lavoro, ma oltre un terzo (36%) afferma che le troppe distrazioni causano scarsa concentrazione, performance inferiori e minore interazione coi colleghi. (e che cos’è il multitasking se non una interruzione continua?)
Tra le attività che creano il maggior disturbo vincono le telefonate e le riunioni e visite non pianificate, con una frequenza più che doppia rispetto a instant messaging e sms (rispettivamente 79% e 72% contro 30% e 28%). Assuefazione alla messaggistica e alle notifiche?
Dai dati generali, esce molto male anche l’attività di ascolto durante le videoconferenze, perché 8 intervistati su 10 dichiarano di fare altro durante i collegamenti, come scrivere e-mail di lavoro (66%) o personali (34%), rispondere via chat (35%), utilizzare i social media (22%), leggere notizie o articoli di intrattenimento (21%).
Dai risultati della ricerca si evidenzia la poca attitudine all’ascolto condizionata dall’eccessivo uso della tecnologia digitale, anche se il 48% del campione ritiene fondamentale il suo utilizzo per lo svolgimento di più attività durante la giornata lavorativa, ma tenendo ben di conto i rischi relativi alla gestione del sovraccarico di informazioni (55%) e alla continua evoluzione dei mezzi tecnologici (52%).
La considerazione finale del team di Ricerca Accenture non è l’uso degli strumenti digitali, ma il come questi vengono utilizzati. La soluzione è nel corretto equilibrio che permettere di tenere il ritmo senza particolari situazioni di stress o di altro genere.
Ricerca decisamente interessante che ci consente di aprire una finestra di approfondimento sul multitasking che, come abbiamo visto, è ritenuto una pratica positiva che “consenta di fare di più al lavoro“ da ben il 66% del campione.
Perché il multitasking è una bugia?
Intanto chiariamo una cosa: il multitasking non funziona: non ci rende più produttivi ma più stressati. Alla prima ricerca sull’argomento dell’Università di Stanford del 2009 ne sono seguite numerose altre che dimostrano che il multitasking:
- Non accresce la produttività, anzi è proprio il contrario. Passare da una attività all’altra richiede sempre un tempo di aggiustamento. Ogni volta che cambiamo attività il nostro cervello deve in qualche modo riprendere il filo di quello che stava facendo, e questo impiega tempo (dai cinque ai venti minuti) ed energie. Sembra che solo il 2% delle persone sia in grado di utilizzare il multitasking in modo efficace, mentre il 98% riduce la propria produttività senza nemmeno accorgersene. Così, il continuo passaggio dal web al lavoro, tipico dell’ambiente digitale, è un sovraccarico difficile da gestire per la nostra mente che allunga tempi di esecuzione e che ci stanca. È più efficiente fare un compito alla volta, finire e passare a quello successivo.
- Aumenta gli errori. L’attenzione è una risorsa scarsa. Alternare velocemente compiti diversi, lavorare spizzichi e bocconi su questo e su quell’altro tenendo d’occhio al contempo le e-mail e WhatsApp, mette a dura prova le nostre capacità di attenzione e di concentrazione. Lavoriamo in modo più superficiale e sbagliamo di più.
- È stressante e a lungo andare aumenta il rischio di ansia, depressione, disordini nell’attenzione e problemi di iperattività.
- Danneggia i rapporti con le persone: dedicare agli altri un’attenzione parziale e frammentata mentre stai lì a pensare al tuo lavoro, o rispondi a un sms o butti un occhio a qualche social, diminuisce drasticamente la capacità di ascolto e non fa bene alle relazioni, che si tratti di colleghi, di familiari, di amici.
Ma se non lavoriamo in Multitasking (anche se abbiamo l’impressione di farlo) come lavoriamo veramente?
Dato che il cervello non è capace di dedicare attenzione a più attività nello stesso momento, quando abbiamo la sensazione di fare diverse cose assieme in verità non facciamo altro che spostare la nostra attenzione da una attività all’altra molto velocemente. Siamo convinti di ragionare in multitasking ma ciò che stiamo facendo è ragionare in tempo condiviso.
Parlare di multitasking efficace è una sorta di ossimoro, perché “il cervello umano non è realmente in grado di agire in multitask,” dice Art Markman, psicologo cognitivo e autore di Smart Thinking (Ed. Perigee, 2012). “Ciò che il cervello umano compie in realtà è quello che chiamo condivisione del tempo (time-sharing).”
Il time-sharing funziona in questo modo: il nostro cervello può pensare attivamente ad un solo compito alla volta, quindi noi siamo in grado di focalizzare su diversi tasks solo in successione seriale. Il passaggio da un compito al successivo avviene però in maniera talmente rapida che nemmeno ci accorgiamo che in realtà stiamo facendo una sola cosa alla volta. Siamo convinti di ragionare in multitasking ma ciò che stiamo facendo è ragionare in tempo condiviso.
La maggior parte di noi ritiene di essere abbastanza brava nella gestione multitask, ma in realtà ci stiamo ingannando. “Noi siamo il peggior giudice possibile per comprendere se siamo o meno dei buoni multitasker,” dice Markman. Questo perchè l’area del cervello che cerca di agire in mutitasking è anche la stessa che viene attivata per giudicare la prestazione in mutitask. Abbiamo semplicemente meno “banda di trasmissione” per valutare correttamente la nostra prestazione.
Ma se il multitasking è così inefficace perché ci ostiniamo ad applicarlo quotidianamente nel nostro lavoro quotidiano?
Una risposta la propone la ricercatrice Zheng Wang dell’università dell’Ohio che ha studiato il comportamento di 32 giovani, e si è accorta che questi tendevano ad adottare il multitasking soprattutto quando erano impegnati a studiare o a lavorare. Andavano cioè a caccia di distrazioni perché così sentivano meno il peso del compiti più impegnativi. La conclusione della ricercatrice è che molta gente crede che il multitasking li renda più produttivi. In realtà a quanto pare interpretano in modo sbagliato i sentimenti positivi provocati dal multitasking. Non sono affatto più produttivi, sono solo emozionalmente più soddisfatti dal loro lavoro.
Se quindi il Multitasking non è un’attività reale, ma è solo ‘tempo condiviso’ come possiamo aiutare il nostro cervello a gestire gli input uno alla volta per lavorare in maniera efficace? Lo psicologo Markman ci consiglia di:
1. Lavorare insieme sulle attività correlate. Quando vi concentrare su un’attività il vostro cervello attiva tutti i circuiti e i neuroni correlati a quel determinato compito. Quando passate ad un’altra attività il vostro cervello deve adeguarsi attivando differenti circuiti. Il passaggio avviene rapidamente, ma richiede una spesa ingente in termini di memoria, grado di attenzione e produttività. “Maggiori sono le volte in cui passate da un compito ad un altro e maggiori sono le volte in cui dovrete modificare lo stato attivo del vostro cervello,” dice Markman. “State perdendo tempo.”. Consigli: minimizzare il più possibile i costi legati alla commutazione da un compito ad un altro riunendo attività fra loro correlate; più le attività saranno fra loro simili e maggiore sarà la facilità di muoversi fluidamente dall’una all’altra.
2. Mantenete sempre in primo piano la vostra to-do list. Se lavorate in un ufficio caotico create un sistema che vi assicuri che i compiti importanti ed i progetti a lungo termine non rischino di cadere nel dimenticatoio ed essere così trascurati. “In un ambiente multitask il flusso del lavoro viene molto spesso guidato dall’ambiente stesso, invece che essere gestito secondo le priorità impostate internamente,” dice Markman. “In buona sostanza la ruota che cigola viene ingrassata.” Consigli: ricordare a voi stessi quali sono le cose che necessitano realmente di essere portate a termine. Tenete la to-do list in un luogo dove sia visibile e organizzatela per priorità. Utilizzate una codificazione con colori differenti o grassetti per i compiti di maggiore importanza ed assicuratevi di dedicare a questi tempo sufficiente per portarli a termine, a prescindere dalle altre mille attività quotidiane.
3. Utilizzate i tempi di inattività per rivedere le informazioni. Uno dei pericoli del multitasking è che questo tipo di gestione si intrometta nel vostro processo di memorizzazione. “State interferendo con il processo di acquisizione delle informazioni,” dice Markman. Quando cercherete di richiamare alla memoria ciò che avete imparato durante un meeting con un cliente o una sessione di brainstorm sarà maggiore la probabilità che non riusciate a mettere a fuoco tutti i particolari. Consigli: quando stilate un documento importante lasciatevi del tempo per poterlo rivedere più avanti nel pomeriggio prima di renderlo ufficiale. Rileggetelo mentre vi muovete da una riunione all’altra o nel tragitto casa lavoro e spiegatelo nuovamente a voi stessi per essere sicuri di averlo correttamente compreso. “In questo modo avrete molte più probabilità di consolidare la vostra memoria,” dice Markman.
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