Abbiamo già parlato dell’invadenza dell’email nel flusso di lavoro, e di quanto succede in Francia per limitarne l’uso. Ora un nuovo studio ci spiega ancora meglio cosa significa “pressione da e-mail” e che ripercussioni produce.
Il Future Work Centre di Londra è un centro di studi e ricerche sulla psicologia del lavoro “guidato dal desiderio di rendere migliore il lavoro per tutti, ora e nel futuro … per colmare il divario tra le ricerche di alta qualità sulla persone e il lavoro, e le persone a cui queste ricerche servono di più: il pubblico”.
Per raggiungere questo obiettivo, al Future Work Centre prestano attenzione a “svolgere ricerche di alta qualità che aiutano le organizzazioni a prendere decisioni migliori; finanziare la ricerca sui temi che contano veramente per persone e organizzazioni; condivisione apertamente tutte le nostre scoperte.”.
Come parte del programma di ricerca 2015/2016 sul ruolo e l’impatto della tecnologia sul posto di lavoro, il Future Work Centre ha svolto un’interessante ricerca sull’impatto della posta elettronica sul luogo di lavoro intitolata: “You’ve got mail! A research study about email at work”.
Questa la presentazione del senso e dell’obiettivo della ricerca:
“La posta elettronica fa oramai parte delle nostre vite. Dalla sua creazione nel 1970, la sua crescita è stata senza precedenti, facilitando la comunicazione rapida e semplice tra le persone attraverso i confini e fusi orari, sia per uso aziendale, sia per uso personale.
Ma, nonostante il suo uso diffuso e la popolarità come strumento di comunicazione, per alcuni individui e datori di lavoro l’e-mail può essere una fonte di grande frustrazione, ansia e perdita di produttività.
Come il numero di e-mail continua a salire, molti di noi si sentono sotto pressione – lottano per mantenere delle priorità nel lavoro in modo efficace, ma sono costantemente interrotti dal flusso di messaggi e richieste, con conseguente riduzione della produttività e aumento dello stress.
Per capire di più su come la posta elettronica da un lato facilita, ma dall’altro lato impatta negativamente con l’esperienza dei dipendenti, abbiamo condotto un sondaggio con poco meno di 2.000 persone in una varietà di industrie, settori e ruoli di lavoro nel Regno Unito.
Il nostro obiettivo era quello di esplorare se fattori quali la tecnologia, il comportamento, la demografia, l’equilibrio tra lavoro e vita privata e la personalità svolgono un ruolo nella nostra percezione della pressione delle e-mail e di conseguenza nelle nostre strategie di coping.”.
Le evidenze più interessanti emerse della ricerca sono:
- Una forte relazione tra l’uso di email ‘push’ e la pressione percepita. Ciò significa che le persone che ricevono automaticamente e-mail sui propri dispositivi sono state più propense a riferire livelli più elevati di pressione da email.
- Le persone che lasciano la loro e-mail accesa tutto il giorno sono molto più propensi a dire che hanno sperimentato la pressione da e-mail.
- Controllare la posta elettronica al mattino presto o la sera tardi è associato a più alti livelli di pressione da e-mail.
- I manager sperimentano livelli significativamente più elevati di pressione da e-mail rispetto ai non-manager.
La ricerca ha anche messo in evidenza alcune interessanti differenze di gruppo nei giochi di ruolo sulla nostra esperienza delle e-mail e di come l’e-mail può avere un impatto sia positivamente che negativamente sul nostro equilibrio vita-lavoro:
- Le persone che hanno riportato elevati livelli di pressione da e-mail hanno anche sperimentato una maggiore interferenza tra lavoro e vita privata.
- La vostra personalità svolge un ruolo chiave nel determinare la quantità della pressione e-mail percepita e la misura con cui interferisce con il vostro equilibrio tra lavoro e vita privata.
La ricerca è molto interessante e merita una lettura completa, ma ve la riassumo brevemente:
Dopo una presentazione generale dello studio (You’ve got mail!), nel primo capitolo “A double-edged sword” si l’evidenzano dalle ricerche recenti le conseguenze involontarie delle e-mail, con l’elencazione precisa dei vantaggi e degli svantaggi dell’utilizzo della posta elettronica come strumento di comunicazione. (“La ricerca condotta negli ultimi dieci anni ha chiaramente illustrato che la posta elettronica è un ‘arma a doppio taglio ‘ – in altre parole , ha dei chiari vantaggi ma anche alcuni svantaggi evidenti.”).
Nel secondo capitolo “One size does not fit all“ si cercano le relazioni tra la pressione percepita dalle e-mail e la tecnologia, l’equilibrio vita-lavoro, i risultati e la personalità, al fine di dimostrare che non esiste un metodo buono per tutti tutti quando si tratta di gestire la nostra esperienza delle e-mail. (“Sappiamo che le differenze di ciò che gli individui pensano, sentono e e fanno, influenzano la loro esperienza di lavoro, e questo vale anche per il loro rapporto con le e-mail”.).
Nel terzo capitolo “Our gadget” si osserva come usiamo la tecnologia per accedere all’e-mail nella nostra vita quotidiana, e su quale strumento tecnologico la utilizziamo. (“Dobbiamo esaminare il ruolo della scelta della tecnologia nell’esperienza di posta elettronica delle persone al fine di ottenere un quadro più completo del suo impatto sulle nostre vite”.).
Nel quarto capitolo “Under Pressure” si indaga la percezione degli utenti sulla loro esperienza di posta elettronica come strumento di comunicazione. (“ … uno sguardo dentro l’esperienza e-mail, che ci spiega il ruolo dei fattori esterni – quali i tempi di attività e-mail , come riceviamo messaggi di posta elettronica , il volume di e-mail , eccetera – nel contribuire alla percezione della pressione da e-mail”.).
Nel quinto capitolo “Tipping the scales” si indaga l’impatto che la pressione delle e-mail ha sul nostro equilibrio lavoro/vita privata. (“Volevamo capire di più sui risultati comportamentali ed emotivi di work-life balance … sottolineando che casa e lavoro possono influenzare a vicenda, sia positivamente, sia negativamente”.).
Il sesto capitolo “X factor” cerca di capire il ruolo che le differenze individuali giocano nel modo in cui le persone ci approcciano con le e-mail di lavoro. (“La nostra personalità rappresenta una parte importante di queste differenze individuali e ha un ruolo evidente da svolgere nel contribuire a capire meglio come le usiamo e-mail di lavoro”.).
Di particolare interesse la parte finale “What should we do?”. Dato che “Uno dei nostri obiettivi principali è quello di fornire ai singoli dipendenti e alle organizzazioni con metodi accessibili e delle raccomandazioni attuabili” … “il che significa che siamo in grado di fare ora alcune raccomandazioni iniziali su ciò che gli individui possono fare per migliorare la loro esperienza con le e-mail”.
Ecco le liste di azioni concrete che gli individui e le organizzazioni possono adottare, in base a ciò che funziona meglio per loro date le circostanze individuali.
Aiuto per le persone
Per aiutarti a gestire in modo più efficace la tua email, abbiamo diviso le nostre raccomandazioni in due aree:
– cambiamenti di comportamento (cioè quello che si può fare in modo diverso);
– cambiamenti di mentalità (vale a dire come si pensa all’e-mail).
Aiuto per le organizzazioni
I nostri consigli per le organizzazioni sono rivolti a coloro che hanno definito la politica sull’uso della posta elettronica e a quelli in grado di fungere da ‘esempi’ per un uso costruttivo della posta elettronica.
Ed ecco il link per scaricare il report completo della ricerca
