10 Consigli per alleviare l’Information Overload

Ritorniamo in questo breve articolo sul tema dell’information overload per presentare la traduzione italiana dei 10 consigli che Jonathan Spira offre nel suo libro “Overload-How Too Much Information is Hazardous to Your Organization” finalizzati ottenere un miglior controllo nell’utilizzo di alcune tecnologie nella vita lavorativa.

1. Non mandate una email a qualcuno, e poi fate immediatamente un follow-up con un messaggio istantaneo, una telefonata o un tweet. Sprecate il vostro tempo e interrompete il vostro interlocutore, magari mentre sta cercando di ottenere una risposta.
2. Non combinate più temi o più domande in una singola email. E’ troppo difficile per il vostro interlocutore capire esattamente quello che volete e se memorizza le informazioni da qualche parte è molto difficile che possa ritrovarle.
3. Accertatevi che il soggetto della tua email dica il più esattamente possibile qual è la vostra richiesta o il contenuto delle informazioni che trasmettete.
4. Leggete l’email aggiustandone il tono e rendendola il più chiara possibile prima di inviarla. Una email scritta male rischia di avvia un thread più o meno lungo di spiegazioni. Fatela bene già alla prima volta.
5. Non gravate eccessivamente sui vostri interlocutori con delle risposte inutili come “OK!” e “Grazie”. E per amor del cielo non rispondete a tutti se non tutti hanno bisogno di sapere.
6. Non siate impazienti se il vostro interlocutore non risponde subito. Anche gli altri possono essere occupati.
7. Mantenete aggiornato il vostro stato su IM e posta elettronica. Se siete fuori ufficio e non siete reperibile è meglio farlo sapere ai vostri interlocutori in modo che non vi cerchino.
8. Prendete atto che il destinatario dell’e-mail o di un messaggio non è in grado di leggervi nella mente. Prendetevi il tempo necessario per dare tutte le informazioni su chi siete, cosa volete e ciò che hanno bisogno di sapere. Ciò vi consentirà di evitare richieste multiple.
9. Riconoscete che le parole digitate possono essere fuorvianti sia nel tono, sia negli intenti. Impegnatevi per fare delle comunicazioni semplici e chiare. Possiamo anche perdonare un emoticon o due se servono a impostare il tono giusto.
10. Capite quanto il sovraccarico informativo può essere sconvolgente per voi non è facile per nessuno. Fate la vostra parte per rendere la vostra vita nel team di lavoro più facile.

Information Overload – Sovraccarico Informativo – OVERLOAD! il libro

Come sappiamo, moltissime attività professionali – non solo quelle di alcuni settori della finanza e del terziario avanzato – sono oggi caratterizzate dal continuo flusso informativo indirizzato verso il lavoratore, che deve elaborare queste informazioni e ‘scartarle’ o ‘lavorarle’ di conseguenza. Questo flusso è costituito da infinite e-mail, dai social media, dagli sms, da tutta una serie di servizi e di strumenti di ricerca che producono un drammatico aumento nella produzione di informazione.

Succede così gli stessi strumenti impiegati per rendere più efficienti i lavoratori della conoscenza li bombardano di così tante informazioni che offuscano i loro sensi e ostacolano la loro capacità di innovare e produrre. Le informazioni diventano ‘eccessive’ il lavoratore non è pià in grado di ‘interpretarle’ con lucidità e velocità; si trova in una condizione psicologica di sovraccarico informativo, una delle principali cause di tecnostress nei luoghi di lavoro.

Jonathan Spira, esperto del settore tecnologico, ha scritto ‘OVERLOAD!’, un libro dove racconta storia e manifestazioni del sovraccarico informativo sui luoghi di lavoro, e presenta consigli e strategie per limitare le conseguenze  e i costi. Ricco di utili, consigli pragmatici, OVERLOAD! fornisce informazioni, suggerimenti e strategie impiegati da importanti organizzazioni mondiali, tra cui IBM, Intel, Morgan Stanley, e US Air Force.

Ecco le statistiche impressionanti di tempo e denaro perso a causa del sovraccarico informativo, presentate da Spira: