Ritorniamo in questo breve articolo sul tema dell’information overload per presentare la traduzione italiana dei 10 consigli che Jonathan Spira offre nel suo libro “Overload-How Too Much Information is Hazardous to Your Organization” finalizzati ottenere un miglior controllo nell’utilizzo di alcune tecnologie nella vita lavorativa.
- Non mandate una email a qualcuno, e poi fate immediatamente un follow-up con un messaggio istantaneo, una telefonata o un tweet. Sprecate il vostro tempo e interrompete il vostro interlocutore, magari mentre sta cercando di ottenere una risposta.
- Non combinate più temi o più domande in una singola email. E’ troppo difficile per il vostro interlocutore capire esattamente quello che volete e se memorizza le informazioni da qualche parte è molto difficile che possa ritrovarle.
- Accertatevi che il soggetto della tua email dica il più esattamente possibile qual è la vostra richiesta o il contenuto delle informazioni che trasmettete.
- Leggete l’email aggiustandone il tono e rendendola il più chiara possibile prima di inviarla. Una email scritta male rischia di avvia un thread più o meno lungo di spiegazioni. Fatela bene già alla prima volta.
- Non gravate eccessivamente sui vostri interlocutori con delle risposte inutili come “OK!” e “Grazie”. E per amor del cielo non rispondete a tutti se non tutti hanno bisogno di sapere.
- Non siate impazienti se il vostro interlocutore non risponde subito. Anche gli altri possono essere occupati.
- Mantenete aggiornato il vostro stato su IM e posta elettronica. Se siete fuori ufficio e non siete reperibile è meglio farlo sapere ai vostri interlocutori in modo che non vi cerchino.
- Prendete atto che il destinatario dell’e-mail o di un messaggio non è in grado di leggervi nella mente. Prendetevi il tempo necessario per dare tutte le informazioni su chi siete, cosa volete e ciò che hanno bisogno di sapere. Ciò vi consentirà di evitare richieste multiple.
- Riconoscete che le parole digitate possono essere fuorvianti sia nel tono, sia negli intenti. Impegnatevi per fare delle comunicazioni semplici e chiare. Possiamo anche perdonare un emoticon o due se servono a impostare il tono giusto.
- Capite quanto il sovraccarico informativo può essere sconvolgente per voi non è facile per nessuno. Fate la vostra parte per rendere la vostra vita nel team di lavoro più facile.